Dingen die je kunt doen met automation die je nog niet wist
Recruitment automation biedt eindeloos veel mogelijkheden. Door te automatiseren verbeter je de productiviteit, datakwaliteit en ervaring voor gebruikers, kandidaten en opdrachtgevers. Gelukkig kiezen daarom steeds meer organisaties binnen de recruitmentbranche voor digitalisering en automatisering. Maar wist je dat je nog veel meer met automation kunt doen dan je nu al doet? Daarom legde onze automation expert Luc van der Voorn samen met Femke van Logtenstein, Account Director Enterprise EMEA, in een breakout tijdens Bullhorn EngageX Europe 2021 alles uit over Herefish recruitment automation. Lees hier de recap van het hele event of bekijk on-demand de opnames terug.
Adoptie van automation
Femke van Logtenstein gaf eerst een kort overzicht van de rol van automation binnen de recruitmentbranche. De laatste jaren is de adoptie van automation technologie in een stroomversnelling gekomen. Dit is geen trend, maar echt het nieuwe normaal. Het is straks niet meer weg te denken uit onze branche.
Een jaar geleden zaten we wat dat betreft nog maar in de beginfase. Inmiddels heeft recruitment automation een enorme sprong genomen. In 2017 hadden we bijvoorbeeld voor het eerst 1 miljoen automations in een jaar via ons platform. Nu zijn dat er 3,2 miljoen per dag. En dan zijn we nog niet eens op de top.
Femke zegt wel dat het slim is om niet te lang achter te blijven voordat je hier zelf mee aan de slag gaat. Je wilt de ervaring van je gebruikers, kandidaten en opdrachtgevers steeds meer optimaliseren. Dat kost tijd en anders blijf je achter de feiten en ontwikkelingen in de markt aan lopen.
De basis van een automation is: ‘if this… then that’. Oftewel, een trigger leidt tot een actie. Hierdoor helpen automations bij het automatiseren van processen, om een verbeterde kandidaat- en klantervaring te bewerkstelligen. Je verhoogt de productiviteit en creëert een zuivere database. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat de ervaringen van gebruikers, opdrachtgevers en kandidaten beter worden. Als de gebruikers van je systeem alle stappen heel soepel doorlopen, dan sijpelt dat door in alles wat je doet.
Met Herefish recruitment automation zet je de volgende stap in jouw digitale transformatie. Heb je de basis op orde? Dan is het tijd om te kijken naar wat je nog meer met automation kunt doen. En dat is nogal wat.
De mogelijkheden van Herefish recruitment automation
Luc gaf vijf nieuwe, geavanceerde ideeën over hoe je Herefish recruitment automation kunt inzetten binnen jouw organisatie:
- Een eigen survey URL maken
- Geavanceerde datumselectie
- Escalatie door middel van notificaties
- Dynamische screening vragen
- Een simpele sms bot opzetten
Je eigen survey URL maken
Vanuit Herefish kun je een eigen survey URL maken. Deze is in principe gebaseerd op jouw domeinnaam, maar dit kun je ook aanpassen. Als je bijvoorbeeld meer verkeer wilt genereren naar een specifieke pagina of een aparte pagina wilt gebruiken voor je rapportages en analytics.
Om de eigen URL te creëren moet je het surveynummer en het kandidaatnummer in de URL zetten. Je krijgt dan een gepersonaliseerde survey en de antwoorden worden ook meteen verwerkt in het systeem.
Er zijn veel verschillende situaties waarin je dit kunt toepassen. Denk aan een survey om gegevens van je medewerkers of klanten te krijgen, zoals een NPS. Of maak een speciale link voor recruiters om kandidaten te bellen, waarbij ze de vragen die ze moeten stellen gelijk in een survey te zien krijgen. Dan kunnen ze ook meteen de antwoorden invoeren. Deze worden vervolgens automatisch verwerkt en komen op de goede plek terecht in het systeem.
Je kunt het op de manier inzetten die het beste bij jouw wensen past en helemaal optimaliseren voor hoe jij het wilt gebruiken.
Geavanceerde datumselectie
Dankzij geavanceerde datumselectie in Herefish kun je de data beter segmenteren en proactief handelen richting je kandidaten en opdrachtgevers. Luc liet twee verschillende methoden zien.
De eerste methode is een negatief getal invoeren in de datumselectie bij een bepaalde automation. Stel je wilt alle kandidaten die over vijf dagen starten bij een nieuwe opdracht een sms sturen. Om dit te realiseren selecteer je ‘placement start data less than -5 days ago’. Dat maakt dat je nu een activiteit kan uitvoeren voor iets dat vijf dagen later plaatsvindt. Hierdoor kun je veel proactiever handelen naar je opdrachtgevers en kandidaten toe.
De tweede methode is een workaround door gebruik te maken van twee verschillende lijsten. Bij vaste velden heb je altijd de opties ‘has a start date’ en ‘does not have a start date’. Maar als je met een custom veld gaat werken dan ontbreken deze opties. Wat moet je dan doen om toch lege velden te kunnen vinden? Bijvoorbeeld als je wilt weten wie nog niet heeft ingelogd in de kandidatenportal?
Hiervoor zijn twee automations nodig. Je begint met een lijst waarin je kandidaten zet waarbij de kandidatenportal login na een datum heel lang in het verleden is, zodat je zeker weet dat alle mensen die hebben ingelogd in die lijst terecht komen. Vervolgens maak je een tweede lijst gebaseerd op alle kandidaten en filter je de mensen uit de eerste lijst. De kandidaten die overblijven hebben dus nog niet ingelogd in de portal.
Escalatie door middel van notificaties
Een escalatie door middel van een notificatie is een geweldige manier om mensen te laten doen wat ze zouden moeten doen. Je regelt dit aan de hand van automations. Deze hoeven niet volledig door te lopen, maar kunnen halverwege stoppen als de taak is uitgevoerd.
Luc noemde het voorbeeld van starters nabellen. In dit scenario is een kandidaat al geplaatst, en de recruiter zou de starter na moeten bellen of alles goed is gegaan. Maar dat is nog niet gebeurd.
In de automation begin je met een e-mail aan de recruiter waarin staat welke stappen deze persoon moet nemen. In dit geval is dat dus het nabellen van de starter. Op het moment dat de recruiter deze taak uitvoert, dan stopt de automation.
Maar als dat niet het geval is loopt de automation door. De volgende stap is dan een e-mail naar de recruiter en de directe leidinggevende. Dit kun je herhalen en zover opschalen als je wilt. Mocht het bijvoorbeeld daarna nog steeds niet opgepakt zijn, dan volgt er een e-mail naar de recruiter, de directe leidinggevende en iemand uit het bestuur. Deze functies kunnen automatisch worden ingeladen vanuit je ATS en dynamisch worden ingericht door middel van merge tags. Zo kun je dus workflows efficiënter inrichten.
Dynamische screening vragen
Dynamische screening vragen zijn effectief om in te zetten bij onder andere knock-out vragen in een sollicitatieprocedure, zoals “heb je een VOG?”. Hierbij worden vragen dynamisch ingevuld door middel van een merge tag, waarbij informatie direct uit het ATS gehaald wordt. Hierdoor wordt het screeningsproces van sollicitanten veel eenvoudiger gemaakt.
Een simpele sms bot opzetten
Een sms bot helpt je met jouw communicatie. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch een sms sturen als je een kandidaat al even niet hebt gesproken. Je vraagt dan of deze persoon even wil bellen. Kandidaten antwoorden met een ‘ja’ of ‘nee’. Dit triggert vervolgens een automation.
Reageert iemand ‘ja’? Dan valt de kandidaat in de eerste vertakking van de automation. Deze persoon krijgt als reactie een sms met een link om een afspraak te maken. Bij een ‘nee’ komt de kandidaat in een tweede vertakking terecht. Deze bestaat uit een korte sms met een bedankje voor de reactie. Mocht het geen van beide zijn, dan is er nog een derde vertakking waarin het antwoord gecontroleerd moet worden. Hierbij gaat er een notificatie uit naar de verantwoordelijke persoon voor de opvolging.
Herefish by Bullhorn
Dit waren vijf vernieuwende ideeën om recruitment automation toe te passen binnen jouw organisatie. We hopen dat je er wat van hebt geleerd. Als je meer wilt weten over recruitment automation, bekijk dan ons YouTube kanaal Herefish by Bullhorn. Hier laten we je alle ins en outs zien van Herefish. Zo richt je jouw processen nog efficiënter in, waardoor je een betere ervaring creëert voor gebruikers, opdrachtgevers en kandidaten. Wat wordt jouw volgende automatiseringsstap?
Wil je meer lezen over de onderwerpen die belangrijk zijn voor recruitment professionals? Meld je dan aan voor de Bullhorn staffing blog om toegang te krijgen tot nieuws, tips, interviews, trends en meer.