Omarmt jouw team nieuwe recruitment tools niet? Gebruik dan deze 7 tips!
Hoe belangrijk de inzet van recruitment tech is, dat is alom bekend bij recruitment bureaus. Digitale transformatie is zelfs de topprioriteit voor recruiters in de Benelux, zo blijkt uit het jaarlijkse Bullhorn Brancherapport van 2023. Maar hoe implementeer je nieuwe tools met succes en zorg je ervoor dat je team de software daadwerkelijk gaat gebruiken? Een belangrijke vraag, want recruitment organisaties die een hoge adoptie van recruitment software laten zien, groeien het hardst.1 Door het onboarden van 10.000+ klanten in onze recruitment software weten we wat bijdraagt aan een snelle adoptie. Deze kennis delen we met jou aan de hand van 7 praktische tips.
1. Betrek het team vanaf het begin
Verandering in de manier van werken is voor veel mensen lastig. Er zijn natuurlijk uitzonderingen – de zogenoemde early adopters die innovatie toejuichen – maar vaak ontstaat er al weerstand bij alleen de gedachte aan het moeten leren van een nieuwe tool en het aanwennen van een andere werkwijze. De manier om dat te voorkomen? Betrek je teamleden vanaf het allereerste moment bij software implementatie en creëer daarmee draagvlak in de organisatie.
Draagvlak is niet het enige voordeel wat je behaalt door je teamleden vanaf het begin een stem te geven in het kiezen en inrichten van recruitment tech. De toepassing wordt er ook veel beter door. Het team weet namelijk precies hoe zij de tool willen gebruiken en wat de slimste manier is om hem in te zetten. Zij gaan er immers elke dag mee werken!
Het snel groeiende, Belgische recruitment bureau Recrewtment laat zien hoe succesvol deze aanpak is. Bij de start van een nieuw project rondom technologie, krijgt iedereen in de organisatie de mogelijkheid om mee te denken en het project verder vorm te geven. Het maakt daarbij niet uit of je één maand of 5 jaar in dienst bent. Alle input is meer dan welkom. Dat zorgt ervoor dat beslissingen genomen worden vanuit de operatie en heeft bij Recrewtment gezorgd voor een erg succesvolle adoptie van het Bullhorn ATS en Automation.
“Wij laten collega’s meebeslissen in de manier waarop wij ons pakket aan technologische oplossingen vormgeven. Er wordt geen beslissing genomen vanuit de hoge toren of IT-afdeling, maar vanuit de operatie. De mensen die er dagelijks mee moeten werken. Dat is het succesverhaal van veel technologische implementaties binnen Recrewtment.” – Andreas Pfeffer, CEO Recrewtment
- Brancherapport Recruitment 2023, uitgevoerd door Bullhorn ↩
2. Hoe makkelijker in gebruik, hoe beter
Tools die meerdaagse trainingen en dikke gebruikershandleidingen nodig hebben zijn een recept voor buikpijn bij het team. Een systeem dat makkelijk en intuïtief te gebruiken is, maakt adoptie vele malen succesvoller. Het helpt enorm als het systeem zodanig voor zichzelf spreekt dat recruiters er gelijk mee aan de slag kunnen. Een gebruiksvriendelijk recruitment systeem is dus cruciaal in de adoptie en het zorgt ook nog eens voor een kortere inwerktijd van nieuwe consultants.
“Bullhorn blinkt uit in gebruikersgemak. Het is zo intuïtief te gebruiken dat we nieuwe collega’s niet hoeven te trainen om met het systeem te werken. We laten het een paar minuutjes zien en dan wijst het zichzelf. Ze kunnen gelijk aan de slag. Dat is waarom wij Bullhorn als ATS hebben gekozen.” – Peter Marinussen, partner bij VONDERS
3. Stap voor stap
Als je een berg aan veranderingen doorvoert, dan is de kans groot dat je team er als een berg tegenop ziet. Daarom is het verstandiger om nieuwe tooling stap voor stap te integreren met de werkwijze. Faseer de invoering van nieuwe software door bijvoorbeeld eerst het ATS te gaan gebruiken en vervolgens pas automatiseringen in te richten. Het leren kennen van een nieuw systeem en daarmee het aanwennen van een andere werkwijze komt namelijk bovenop de normale workload. Dus maak het zo makkelijk mogelijk voor je team en hou het kort en simpel per keer.
Met deze aanpak hoeft je team slechts iets kleins te veranderen in hun werkwijze en merken ze vervolgens gelijk wat dit oplevert in tijdswinst of extra omzet. Daardoor zullen je teamleden de volgende toepassingen van de tool juist omarmen in plaats van afwijzen.
4. De toegevoegde waarde moet overduidelijk zijn
Als je kraakhelder hebt wat nieuwe recruitment software oplevert en hoe dit het leven van je teamleden makkelijker maakt, dan verloopt adoptie altijd sneller. Want welke recruitment consultant wil nou niet minder tijd besteden aan routinematige taken, zodat de klant en kandidaat meer aandacht krijgen?
Verzamel daarom cijfers over tijdswinst, extra plaatsingen of meer marge tijdens de testfase en communiceer deze bij invoering van het nieuwe systeem. Laat consultants vervolgens zelf ervaren hoe de digitalisering hen helpt om succesvol te zijn. Recruiters merken snel genoeg wat een kleine aanpassing in hun werkwijze hen oplevert zodra ze met de tool aan de slag gaan.
Peter Marinussen, partner bij VONDERS, ervaart dat deze aanpak goed werkt bij technologische updates binnen zijn recruitment bureau. “Voer alleen veranderingen door die direct van toegevoegde waarde zijn. Als je het team eerst laat zien of ervaren wat een verandering hen oplevert, dan is het niet erg als ze daarvoor iets extra’s moeten vastleggen in het systeem,” aldus Peter. Zo ziet hij bijvoorbeeld dat kandidaten goed verrijkt worden met allerlei kenmerken in het ATS, nu consultants hebben gemerkt dat dit helpt bij een zoekopdracht in de kandidatendatabase. Met een goed gevulde database kan de recruiter vacatures sneller en makkelijker vervullen. Dan heb je geen aanmoediging van buitenaf meer nodig om de adoptie als een trein te laten lopen!
5. Bied een helpende hand met duidelijke instructies
Hoe gebruiksvriendelijk je nieuwe tool ook is, het is altijd fijn om terug te kunnen zoeken hoe de functionaliteiten precies werken. Zorg daarom voor duidelijke instructies die je op verschillende manieren aanbiedt, zoals in een video of stap voor stap handleiding. Deel de instructies op in kleine, behapbare onderwerpen, zodat de recruiter altijd snel het antwoord op zijn/haar vraag vindt.
Natuurlijk is het fijn als er – naast deze video’s en handleidingen – een collega beschikbaar is aan wie vragen gesteld kunnen worden. Hoe beter je je team op weg helpt in de nieuwe tool, hoe soepeler de adoptie zal verlopen.
6. Interne ambassadeurs zorgen voor extra motivatie
Er zijn altijd mensen in je bedrijf die het juist leuk vinden om te vernieuwen en snel hun weg weten te vinden in recruitment tech. Benoem hen tot ambassadeur van de nieuwe tool en geef hen de kans om hun enthousiasme over de innovatie te delen met collega’s, bijvoorbeeld tijdens het wekelijkse teamoverleg. Daarbij is het vooral van belang dat ze laten zien hoe de software hen helpt om succesvoller te zijn. Je zult zien dat dit aanstekelijk werkt en andere collega’s snel volgen.
7. Ruimte voor feedback en verbetering
Je probeert software altijd zo goed mogelijk in te richten vanaf de start, maar feedback maakt de toepassing nog succesvoller. Zorg dat er ruimte is voor het opperen van verbeterpunten. Daarmee optimaliseer je de inrichting van het systeem en je creëert betrokkenheid bij de gebruikers. Als zij merken dat een proces nog niet helemaal lekker loopt en dat het naar aanleiding van hun feedback verbeterd is, dan blijven ze gemotiveerd om de tooling te gebruiken.
Wij helpen je
Natuurlijk hoef je niet zelf het wiel uit te vinden. Als je met de recruitment tools van Bullhorn gaat werken, dan staat onze implementatie consultant altijd voor je klaar. Met onze jarenlange ervaring bij tal van klanten weten we niet alleen wat een systeem moet kunnen, maar ook hoe je het succesvol implementeert. Jouw succes is ons succes en daarom staan we je met raad en daad bij in het adoptieproces.
Meer weten over de recruitment software van Bullhorn? Lees er alles over of vraag een demo aan.