In 4 stappen naar een waardevolle talentpool
Hoe zorg je er in deze krappe arbeidsmarkt voor dat je passende kandidaten kunt blijven aanbieden op de vacatures van opdrachtgevers? Al jarenlang is dit één van de grootste uitdagingen onder recruitment bureaus. Ook uit het jaarlijkse Brancherapport van Bullhorn blijkt opnieuw dat dit één van de grootste struikelblokken van dit moment is. Gelukkig is er een manier om deze uitdaging het hoofd te bieden: Bouw kwalitatieve talentpools op met betrokken kandidaten. Dit zijn de 4 stappen die je daarvoor moet zetten.
Wat is een talentpool? En waarom heb je het nodig?
Voordat we je meenemen in de best practices, gaan we terug naar het wat en waarom van talentpools. Een talentpool is een groep van potentiële kandidaten die op korte of lange termijn mogelijk interesse zouden hebben in een baan bij je opdrachtgever(s). Dit kunnen actief werkzoekenden zijn, maar ook de latent werkzoekende die wel wil switchen als er iets interessants op zijn/haar pad komt zie je regelmatig terug in talentpools. Vaak heb je de personen in je talentpool al gescreend, zodat je een goed beeld hebt van hun ambities, interesses, ervaring en vaardigheden.
Een kwalitatieve talentpool met betrokken kandidaten is van onschatbare waarde. Een recruitment consultant die bij een nieuwe vacature passende kandidaten uit de talentpool kan halen, kan heel veel stappen overslaan (sourcing, eerste contact, screening) en veel sneller passende kandidaten op een vacature voorstellen. Daarmee ben je niet alleen je concurrenten een stap voor, het zorgt ook voor een lagere time to hire, betere productiviteit en een hogere klanttevredenheid. Want reken maar dat het opvalt als jij met die snelheid kwalitatieve kandidaten aanbiedt!
Daarnaast nemen je recruitment kosten af, want een kandidaat voorstellen kost minder tijd (en dus geld) en je hoeft minder aan recruitment marketing te doen om kandidaten aan te trekken. Tel uit je (extra) winst!
QUOTE “70% van de recruitment bureaus die hun talentpool slim benutten, realiseerden in 2022 flinke omzetstijgingen.” – Bullhorn Trendrapport Recruitment 2023
De 4 stappen voor het opbouwen van een talentpool
De voordelen van een talentpool zijn overduidelijk, maar het daadwerkelijk opbouwen van talentpools wordt nog weinig gedaan in recruitmentland. Bij de meeste recruitment bureaus in de Benelux wordt minder dan 30% van alle plaatsingen gerealiseerd met bestaande kandidaten uit de database. Er zijn verschillende problemen waar bureaus tegenaan lopen bij het opbouwen van talentpools, zoals de beperkte capaciteit voor en kennis over talent nurturing, maar ook het ontbreken van structuur in de kandidatendatabase en de onbetrouwbaarheid van de data.
Daarom hebben we een helder stappenplan voor je uitgewerkt waarmee je ontdekt hoe jij zelf een talentpool opzet en uitbouwt.
1. Je talentpool vullen
Het begint natuurlijk met het opbouwen van een database aan kandidaten die mogelijk interessant zouden kunnen zijn voor je opdrachtgevers. Er zijn allerlei manieren om personen aan je talentpool toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Traditioneel sourcen, bijvoorbeeld via Linkedin;
- Bijwonen van banenmarkten en andere events waarbij je in contact komt met potentiële kandidaten;
- Kandidaten die niet zijn aangenomen tijdens een andere procedure;
- Vraag om referrals bij kandidaten die je eerder geplaatst hebt of in procedure hebt gehad;
- Kandidaten die binnenkort doorgeplaatst kunnen worden naar een volgende opdracht;
- Kandidaten die binnenkort de arbeidsmarkt betreden, zoals studenten die binnen enkele maanden afstuderen;
- Recruitment marketing, zoals social media campagnes om in contact te komen met kandidaten.
Best practices bij het vullen van je talentpool
- Gebruik meerdere methoden om je talentpool te vullen, zodat je een continue instroom hebt en je je vijver om uit te vissen vergroot.
- Voeg kandidaten niet enkel op basis van hun cv of LinkedIn profiel toe aan je talentpool, maar ga in gesprek om de ambities en wensen in een volgende baan te achterhalen. In zo’n gesprek kun je direct ontdekken waar de kracht van de kandidaat ligt. Met deze informatie kun je niet alleen beter segmenteren en matchen, het zorgt ook direct voor meer binding tussen jouw bureau en de kandidaat. Dat is belangrijk, want je wil betrokkenheid creëren.
- Wees transparant. Als je proactief kandidaten benadert voor een talentpool, vertel dan eerlijk dat je nu geen concrete vacature hebt die aansluit bij hun wensen, maar dat je in de toekomst zeker mogelijkheden ziet bij je opdrachtgevers. Het opstellen van nepvacatures om kandidaten aan te trekken is een absolute no-go. Kandidaten prikken hier snel doorheen en voelen zich niet serieus genomen. Eerlijkheid brengt je het verst!
- Houd rekening met de AVG. Kandidaatgegevens in een talentpool wil je vaak voor een langere periode bewaren, omdat je niet gelijk een vacature voor ze hebt. Vraag daarom expliciet toestemming aan de kandidaat voor het bewaren van de gegevens voor een periode van 1 jaar. Na 1 jaar kun je vragen om een verlenging van de toestemming.
2. Segmenteer je talentpool
Als je dan al die kandidaten gevonden en gesproken hebt, dan wil je ze op een gestructureerde manier opslaan in je database. Segmentatie is het toverwoord in deze fase. Verrijk kandidaatprofielen met kenmerken waarop je kunt segmenteren, zoals certificaten, vaardigheden, fulltime of parttime beschikbaarheid, etcetera. Hoe beter je de profielen verrijkt, hoe makkelijker je straks de juiste kandidaten terugvindt.
Best practices bij het segmenteren van je talentpool
- Gebruik een ATS voor je talentpool. Een recruitment systeem is gebouwd voor het toevoegen en verrijken van kandidaten en het vervolgens eenvoudig kunnen terugvinden van personen op basis van zoekopdrachten. Daarnaast helpt een ATS je bij het bijhouden van toestemming rondom de AVG en met het up to date houden van je data, bijvoorbeeld door cijfers te laten zien over de datakwaliteit en -betrouwbaarheid.
- Hoe gedetailleerder jouw segmentatie, hoe makkelijker je later de juiste kandidaten terugvindt. Vul dus niet enkel ‘developer’ in als kenmerk bij een kandidaat, maar ook met welke programmeertalen hij/zij ervaring heeft en kies bijvoorbeeld tags zoals ‘front-end’ en ‘back-end’. Dat helpt je om later bij een zoekopdracht de best passende kandidaten naar boven te halen. Erg belangrijk, zeker als het je goed gelukt is om je talentpool flink te vullen. Dan kun je niet meer alles uit je hoofd weten.
- Segmenteer ook op basis van contactvoorkeuren. Niet elke kandidaat wil op dezelfde manier contact onderhouden met jouw bureau. Vaak vindt een jongere doelgroep het fijner om een appje te krijgen, terwijl een senior professional misschien liever telefonisch contact heeft. Vraag dit aan elke kandidaat en verwerk deze voorkeuren in je segmentatie, zodat je hier rekening mee kunt houden in je communicatie. Dat draagt ook weer bij aan de betrokkenheid van de kandidaat!
3. Betrokkenheid creëren
Nu is het zaak om de kandidaat betrokken te houden bij jouw recruitment bureau. Als je na het eerste contact maandenlang niets van je laat horen, dan is de kans groot dat de kandidaat zijn/haar interesse allang verloren is en niet meer zal reageren op een vacature die je voorlegt. Je moet dus contact houden en een relatie creëren, zodat de kandidaat betrokken blijft bij jouw organisatie.
Iedereen elke week even bellen is natuurlijk onmogelijk, maar gelukkig creëer je niet alleen betrokkenheid door face-to-face of telefonisch contact. Dit zijn de best practices als het gaat om het betrokken houden van je talentpool:
- Gebruik automatiseringen. Regelmatig contact onderhouden met honderden kandidaten op de ouderwetse manier is geen doen, maar gelukkig is er recruitment tech om je te helpen. Met automatiseringen kun je werkelijk alle kanten op. Zo kun je een automatisering inrichten waarbij een kandidaat op zijn/haar verjaardag een appje ontvangt met felicitaties of je kiest voor het automatisch aanmaken van een taak voor de recruiter als er langer dan 3 maanden geen contact is geweest. Met Bullhorn Automation wordt het betrokken houden van je talentpool makkelijker, tijdsefficiënter en gestructureerder.
- Deel content die interessant is voor de kandidaat, bijvoorbeeld via social media of een e-mail nieuwsbrief. Op die manier blijft jouw recruitment bureau voorbij komen en blijf je in hun hoofd hangen. Dat zorgt zeker weten voor een hogere response rate wanneer je een vacature bij de kandidaat voorlegt. Zorg er wel voor dat de content interessant is voor de kandidaat. Sollicitatietips of trends uit de markt waarin de kandidaat werkzaam is zijn goede voorbeelden van waardevolle content. Berichten die met name over jouw bureau gaan, bijvoorbeeld jullie 10-jarig bestaan, zijn voor een kandidaat minder relevant.
- Personaliseer! Hoe persoonlijker het contact voelt, hoe meer betrokken je talentpool zal zijn. Noem kandidaten bij hun naam in mailings, laat van je horen bij een verjaardag en houd rekening met de persoonlijke voorkeuren van de kandidaat. Ook de content die je verstuurt via bijvoorbeeld een e-mail nieuwsbrief kun je personaliseren. Zo stuur je marketeers een leuke mailing over de nieuwe trends in TikTok en ingenieurs maak je blij met een case van een aansprekend bouwproject.
- Organiseer evenementen om je talentpool betrokken te houden. Nodig ze uit voor een kennissessie, een netwerkevent of inhoudelijk webinar over hun vakgebied. Bij fysieke evenementen heb je gelijk de kans om je kandidaten face to face te spreken en stel je je op als een partner die kennis en waarde deelt. Twee vliegen in één klap!
Tot slot is het in deze fase van groot belang om gegevens up to date te houden. Het risico dat je naar verloop van tijd verouderde informatie hebt is groot en dat kan funest uitpakken voor je kandidaatbetrokkenheid. Denk je maar eens in dat je een kandidaat benadert voor een junior functie, terwijl diegene inmiddels een absolute expert is in zijn/haar vakgebied. Pijnlijk en de deuk in jullie relatie is vaak niet te repareren.
Vraag dus regelmatig of alle persoonsgegevens (woonplaats, telefoonnummer, etc.) nog actueel zijn, maar update zeker ook de huidige functie, opgedane ervaring en verworven vaardigheden.
4. Werf vanuit je talentpool
Als je een goed gevulde talentpool hebt opgebouwd met betrokken kandidaten, dan wordt werven een stuk eenvoudiger. Bij een nieuwe vacature zoek je eerst in je talentpool naar passende kandidaten. Met een goede segmentatie en slim ATS komen de juiste kandidaten in een mum van tijd naar boven en omdat je ze betrokken hebt gehouden, reageren ze snel op jouw voorstel met de nieuwe vacature. Voor je het weet is de kandidaat uit je talentpool op gesprek bij de opdrachtgever!
Talentpools bouwen doe je met recruitment software
Je ziet het: het opbouwen van talentpools is onwijs waardevol en tegelijkertijd geen ‘dingetje dat je even doet’. Het vereist een strategie, toewijding én slimme tooling. Met een ATS kun je je talentpool vullen, segmenteren en updaten, terwijl automatiseringen helpen bij persoonlijk contact met je kandidaten, zonder dat het je teveel tijd kost.
Met de recruitment software van Bullhorn ben je volledig uitgerust voor het opbouwen van een kwalitatieve talentpool met loyale kandidaten. Weten hoe Bullhorn jou kan helpen met het versnellen van jouw groei? Lees meer over het applicant tracking system van Bullhorn en Bullhorn Automation.