Dankzij de automation oplossing van Bullhorn bereiken wij passieve kandidaten in onze database, is er een betere kandidaatervaring via gepersonaliseerde communicatie en werken onze Recrewters efficiënter. Hierdoor hebben zij meer tijd om écht te bouwen aan relaties met klanten en kandidaten.
Recrewtment is een snelgroeiend recruitment- en uitzendbureau uit België. Onder leiding van de oprichter, Andreas Pfeffer, houden zij zich iedere dag bezig met het creëren van de beste match tussen kandidaat en klant. Met ‘We Like a Change’ als één van de kernwaarden, loopt Recrewtment voorop als het gaat om innovatie binnen het Belgische recruitmentlandschap. Geen doorsnee recruitmentbureau, maar eentje met een eigen twist. Relaties met kandidaten, klanten en collega’s staan hoog op de prioriteitenlijst en met meer dan 50 collega’s helpen zij dagelijks de beste kandidaten aan een nieuwe uitdaging.
Koploper met technologie in België
Binnen een relatief traditioneel recruitmentlandschap als die in België, was Andreas Pfeffer, oprichter van Recrewtment, in 2015 zeker van zijn zaak: dit moét en kán anders. Al twee jaar na de oprichting, koos de organisatie ervoor om samen te werken met Bullhorn en implementeerden zij het nieuwe ATS. Waar veel concurrenten nog adverteren in de etalage en kandidaten bijhouden in Excel, liep Recrewtment hiermee al veel stappen voor. Technologie in combinatie met de ‘human touch’ is de toekomst voor een succesvolle recruitment club. Door zoveel mogelijk tijdrovende en handmatige taken te automatiseren, houden recruiters nou eenmaal meer tijd over om bezig te zijn met het menselijke: relaties met klanten en kandidaten. Andreas zegt: “ Ik heb het eigenlijk altijd gezegd: wij zijn een rekruteringskantoor, geen softwarebedrijf. Ik wil mij focussen op mijn core business. Daarom ben ik ervan overtuigd dat je een winning match hebt wanneer je de juiste balans creëert tussen digitale vooruitgang en een mensgerichte organisatie.”
Daarnaast is er binnen de uitzend- en rekruteringssector in België een hoog verloop in intern personeel . Bij de oprichting van Recrewtment was Andreas ervan overtuigd dat door interne collega’s te betrekken en te binden aan de organisatie, zij meer concurrentievoordeel hebben op de lange termijn. En dat is goed te zien in de manier waarop de organisatie projecten aanpakt zoals de implementatie van Bullhorn ATS en het automatiseringsproces.
Investeren in crisistijd
De coronacrisis heeft wereldwijd grote gevolgen gehad. Sommige negatief, sommige positief. Recrewtment wist in 2020 ondanks een lastige tijd, het jaar toch te eindigen met een groei van bijna 10% in een markt die dat jaar zo’n 20% daalde. In een sector die het moeilijk heeft, bevindt de organisatie zich juist in een luxepositie: zij hebben het zo druk dat zij bijna vacatures moeten weigeren.
Wat bijgedragen heeft aan deze groei? De stap richting automation. Veel organisaties stoppen met investeren in crisistijden, maar Andreas koos er juist voor te investeren in technologie, om juist nu de uitdagingen om te zetten in kansen en de blik op de toekomst te richten. En met resultaat! “Wij hebben op dit moment een enorme voorsprong op het gebied van technologie. Dat horen we van zowel onze concurrenten als nieuwe collega’s. Daarnaast laten wij interne collega’s meebeslissen in de manier waarop wij ons pakket aan technologische oplossingen vormgeven. De mensen die er dagelijks mee moeten werken. Dat maakt de organisatie sterk.” aldus Andreas Pfeffer.
Bij de start van een nieuw project rondom technologie, krijgt iedereen binnen de organisatie de mogelijkheid om zichzelf op te geven om eraan mee te werken. Of je nu één maand of drie jaar in dienst bent. Dat is het succesverhaal van veel technologische implementaties binnen Recrewtment. Er wordt geen beslissing genomen vanuit de hoge toren of IT-afdeling, maar vanuit de operatie. Dat gold ook voor de stap richting automation. Een projectgroep van verschillende mensen uit de organisatie dacht mee aan de manier waarop het systeem moest werken, testte het uitvoerig en maakte uiteindelijk de keuze dat het organisatiebreed geïmplementeerd moest worden. Op die manier was er direct draagvlak binnen het hele bedrijf.
Wij hebben absoluut geen last van moeilijkheden bij veranderingen binnen de organisatie. Enerzijds doordat mensen uit de operatie deelnemen aan het project, en anderzijds omdat één van onze kernwaarden is ‘We Like a Change’. Wij willen als organisatie continu veranderen. Wij rekruteren dan ook onze medewerkers daarop. Iedereen die bij ons werkt staat te springen om innovatie en nieuwe ontwikkelingen.
Het resultaat
Na een uitvoerige testperiode was het projectteam het erover eens: de resultaten die in de testperiode werden geboekt, overtroffen alle verwachtingen. De automations hielpen de organisatie op veel verschillende vlakken vooruit, dat het niet de vraag was óf ze ermee verder gingen, maar de rest van de organisatie zich afvroeg wanneer het voor hen beschikbaar zou worden.
Tijdens de implementatie van recruitment automation waren er een aantal ‘nice to haves’ zoals een gepersonaliseerde e-mail wanneer iemand jarig is, maar daar ga je volgens Andreas geen automation tool voor aanschaffen. Andreas vertelt: “Op een bepaald moment hebben wij een automation live gezet die alle kandidaten in Bullhorn contacteerde die op ‘niet meer beschikbaar’ stonden en waarmee wij hebben al meer dan 6 maanden geen contact hadden gehad. De passieve kandidaten. In één week hebben wij zo’n 2.000 kandidaten een mail gestuurd met de vraag of ze opzoek zijn naar werk. Van meer dan 300 kandidaten kwam een reactie.” Dat was een verbluffend resultaat zegt Andreas “vooral als je bedenkt dat recruiters op zoek gaan naar nieuwe kandidaten uit externe bronnen, terwijl er genoeg gekwalificeerde kandidaten in de eigen database beschikbaar zijn. We weten allemaal hoe moeilijk het is om goede kandidaten te vinden. De ROI daarop was dus heel hoog.”
Een betere kandidaat ervaring
Er zijn honderden verschillende automations die opgezet kunnen worden. Na het verbluffende resultaat van het activeren van passieve kandidaten, heeft Recrewtment zo’n twee maanden geleden een volgende automation opgezet om de kandidaat betrokkenheid te verhogen. Op de dag dat een kandidaat een interview heeft bij een klant, stuurt Recrewtment een gepersonaliseerd sms-bericht met een succeswens. Grotere retailers spelen hier al jaar en dag op in, maar binnen de recruitmentbranche in België komt het nog niet veel voor. Het aantal reacties op deze berichten was enorm: “We hebben veel mensen gehad die terug sms’en, ‘hi, dankjewel voor de aanmoediging. Ik laat je zeker iets weten’. De response rate was ongelooflijk.” zegt Andreas.
En het zijn volgens Andreas de kleine dingen die de kandidaat ervaring enorm kunnen verhogen. Binnen Recrewtment is dit dan ook één van de belangrijkste strategische pijlers. Hij geeft aan dat het genereren van vacatures momenteel niet moeilijk is, die zijn er voldoende. Maar een goede kandidaat aan de organisatie binden is heel moeilijk. “Mijn visie daarin is, hoe beter je een kandidaat aan je kunt binden, hoe beter je concurrentievoordeel. Wij willen dat kandidaten ervan overtuigd zijn dat Recrewtment hen verder kan helpen. En daar helpen dit soort automations enorm bij.” – Andreas.
Het leven van Recrewters makkelijker maken
Alle automations die Recrewtment inzet zorgen samen voor een betere kandidaatervaring. Maar naast de beste ervaring voor kandidaten, wil Andreas ook het leven van zijn collega’s makkelijker maken.
We hebben ook interne automations waarbij er een taak wordt aangemaakt voor een recruiter op het moment dat zij een kandidaat langer dan 7 dagen niet gesproken hebben. Ook als er geen nieuwe opdrachten zijn. Voorheen moest iedere recruiter daar zelf aan denken of manueel een taak aanmaken. Dit wordt nu geautomatiseerd en dat resulteert in een enorme tijdwinst én we zijn er zeker van dat het gebeurt.
De volgende stappen
Sinds vorige maand heeft Recrewtment een specifieke Bullhorn projectgroep opgericht. De zogeheten ‘Bullhorn Believers’. Die projectgroep komt om de twee maanden samen om goed te kijken naar welke nieuwe automations nog gerealiseerd kunnen worden. De eerstvolgende stap is het inzetten van automations voor klanten en een betere rapportage om de resultaten nog inzichtelijker te maken. Verderop in de planning ligt de ontwikkeling rondom een nieuwe website waar Bullhorn volledig in is geïntegreerd en met nog meer en nog betere automations voor de ultieme klant- en kandidaatbeleving.
Als ultieme technologie fanaat deelt Andreas zijn voorspelling voor de toekomst van recruitment: “Ik heb veel mooie toepassingen gezien rondom artificial intelligence. Met name als het gaat om het matchen van kandidaten. Ik ben ervan overtuigd dat daar de toekomst in zit. Een oplossing die recruiters nog beter kunnen ondersteunen bij het maken van de perfecte match. AI is zeker de sleutel tot de toekomst, maar wel in combinatie met een persoonlijke aanpak. Ik geloof erin dat het persoonlijke contact tussen recruiters en kandidaat nog belangrijker wordt op het moment dat er AI is. De human touch waarbij onze mensen kijken naar of een kandidaat past bij de bedrijfscultuur en het persoonlijke gesprek, dat kan geen computer overnemen.”