ATS-/CRM-implementatietips en -richtlijnen
Je overweegt een nieuw ATS- of CRM-systeem in je bedrijf te implementeren. Je bent op de hoogte van de vele voordelen van een CRM-systeem: het helpt klantcommunicatie en zakelijke relaties te verbeteren, het stroomlijnt dagelijkse activiteiten en het biedt je de mogelijkheid om je volledig op je klanten te focussen. Je bent bereid de eerste stap te zetten.
Voordat je een ATS- of CRM-systeem in je bedrijf implementeert, is het echter belangrijk om te realiseren dat een CRM-systeem niet enkel je relaties met (potentiële) klanten ten goede komt. Het helpt bijvoorbeeld ook communicatie binnen je team te bevorderen.
Of je nu werkt in public relations of een adviesbureau leidt, jouw medewerkers zullen ongetwijfeld op de een of andere manier betrokken raken bij je nieuwste CRM-systeem. Ze zullen het systeem bijvoorbeeld gebruiken om contact te leggen met klanten, leads te onderhouden en relaties op te bouwen met de contacten die er het meest toe doen.
Jouw hele bureau zal het CRM-systeem dagelijks gebruiken, zowel om klanten aan te trekken als om prestaties te verbeteren. Het is daarom cruciaal om je hele team te betrekken bij het implementatieproces.
Om eenvoudig en naadloos naar een (nieuw) CRM-software te migreren, is het aanbevolen om samen met jouw team de volgende vijf stappen te doorlopen:
1. Selecteer het juiste ATS/CRM-systeem
Bij het kiezen van het juiste CRM-systeem is het van essentieel belang om een volledig inzicht te hebben in jouw bedrijfsdoelstellingen en -behoeften. Vraag jezelf bijvoorbeeld eerst af wat je zou willen bereiken met een CRM-systeem. Wil je je huidige strategie voor relatiebeheer verbeteren? Heeft de implementatie van een CRM-systeem het doel jouw vele contacten op één plek te organiseren of je marketingcampagnes te verbeteren? Heb je een branchespecifiek CRM-systeem nodig? Vraag altijd je teamleden wat zij verwachten van het nieuwe CRM-systeem.
Wanneer je hun wensen en behoeften hebt geëvalueerd, neem dan de tijd om de verschillende software-opties nader te onderzoeken. Zoek een CRM-platform dat zowel kosteneffectief, aanpasbaar als praktisch is voor jouw bedrijf. Vergeet niet dat een van de belangrijkste voordelen van klantrelatiebeheer het verbeteren van efficiëntie is. Een gebruikersvriendelijk CRM-systeem dat zowel makkelijk te gebruiken als intuïtief is, garandeert een soepelere overgang en snellere acceptatie onder medewerkers.
2. Stel een implementatieplan op
Implementatie van CRM-software vereist dat jij en jouw team voorbereid zijn op elke fase van dat proces. Het eerste deel van je CRM-implementatieplan is zorgen dat je voldoende back-up gegevens hebt. Maak zowel lokale (op een flash drive of externe harde schijf) als cloudback-ups van alle softwarespecificaties, aanpassingen en vereiste gegevens zodat er geen belangrijke data verloren gaat tijdens de transitie.
Voordat je de overstap maakt, is het ook aanbevolen om een actieplan op te stellen dat rekening houdt met een strikt tijdschema en budget. Op basis van een algemeen tijdschema kun je verschillende trainingssessies inplannen voor al je medewerkers, waarin je hen kunt voorbereiden op de overstap naar het CRM-systeem. Bereid de implementatie in fasen voor, zodat medewerkers niet worden overweldigd door nieuwe technologie. Door het implementatieproces op deze manier in te delen, verminder je werknemersfouten en verkort je de leercurve voor degenen die meer tijd nodig hebben om zich voor te bereiden.
3. Bereid je team voor op een ATS-/CRM-systeem
Voordat je het ATS- of CRM-systeem volledig implementeert, moet je voldoende tijd aan medewerkers geven om de software te leren kennen en te begrijpen. Laat ze één op één met een CRM-specialist praten om ervoor te zorgen dat er geen vragen onbeantwoord blijven. Jouw nieuw CRM-systeem zal niet volledig efficiënt zijn voordat alle medewerkers goed zijn opgeleid. Met voldoende training en praktische demonstraties kun je onnodige complicaties voorkomen.
4. Vraag feedback van werknemers
Zodra je begint jouw medewerkers te trainen, is het belangrijk dat je hen voortdurend om feedback vraagt. Of het nou om positieve of negatieve feedback gaat, het is belangrijk dat je op de hoogte bent van hoe jouw medewerkers over het nieuwe systeem denken. Aangezien zij het systeem vijf dagen per week zullen gebruiken, is het belangrijk dat zij er tevreden mee zijn. Vraag hen naar hun ervaringen. Wat werkt? Wat moet worden verbeterd?
Met deze methode kunnen jouw medewerkers niet alleen hun mening uiten, je kan er ook mee bepalen welke aspecten van het nieuwe systeem verbetering vereisen. Wanneer werknemers met terugkerende klachten komen, stuur deze dan door naar jouw CRM-provider en vraag om een geschikte oplossing.
5. Meten is weten en maak tussentijdse aanpassingen
Nadat je het nieuwe CRM-systeem hebt geïmplementeerd, meet dan de voortgang van het nieuwe systeem op basis van specifieke statistieken en analyses. Voldoet het systeem aan je verwachtingen? Geeft het nieuwe CRM-systeem inzicht in de voortgang van jouw CRM-afhankelijke doelstellingen?
Het is belangrijk dat jouw CRM-systeem meetbare gegeven verstrekt. Door activiteiten vast te leggen en te analyseren, kun je real-time inzicht krijgen in jouw relatiedynamiek met (potentiële) klanten. Of deze nou positief of negatief zijn, deze inzichten laten zien welke aanpassingen je moet maken en hoe je efficiëntie binnen jouw bedrijf kunt maximaliseren.
Zorg er altijd voor dat de overgang naar een nieuw CRM een naadloos proces is. Evalueer hoe je je bedrijf runt voordat je het nieuwe CRM-systeem lanceert. Zorg er vervolgens voor dat jouw nieuwe CRM-oplossing past binnen de bestaande processen en infrastructuur.
Wil je meer leren over de wereld van CRM en trackingsystemen voor sollicitanten? Bekijk de ATS Aankoopgids voor alle belangrijke zaken die ertoe doen bij het investeren in de toekomst van jouw uitzendbureau.