Veelvoorkomende obstakels rondom automatisering (en hoe je ze omzeilt)
Je kent vast wel de uitdrukking: “Haastige spoed is zelden goed.” Een prima filosofie. Behalve dat spoed niet goed zou zijn dan. Sneller is echt beter, vooral bij het bouwen van automatiseringen. Maar de vaardigheden die nodig zijn om succesvolle automation journeys te bouwen, leer je niet van de ene op de andere dag.
Als jouw arbeidsbemiddelingsbureau heeft geïnvesteerd in een automatiseringsplatform en nu vaststaat tussen schijnbaar oneindige werkzaamheden, ben je niet de enige. Veel recruitment organisaties komen obstakels tegen bij het bouwen aan hun automations. Hier volgen een paar manieren om eroverheen, eronderdoor of eromheen te komen.
Obstakel #1: onrealistische verwachtingen
Een kandidaatreis bouwen gaat niet snel of makkelijk. Het vereist diepgaand, zorgvuldig nadenken. Het gaat van stap naar stap naar stap. Er zijn tig variabelen en veel details over de doelgroep die ingevuld moeten worden. Je moet een lijst met termen samenstellen en het verstandig om die bij elkaar in een overzicht met definities te zetten.
Als je denkt dat het tien uur gaat duren om een journey te creëren met twaalf contactpunten en het in plaats daarvan 30 uur kost, zul je mogelijk teleurgesteld zijn, hoeveel tijd de automatisering je uiteindelijk ook bespaart. Maar als je met een realistisch beeld van de complexiteit aan de reis begint, kun je je blijven richten op de tijd die je in de toekomst zult besparen en de extra omzet die je zult genereren.
Obstakel #2: slechte data (of geen data)
Van een auto zonder motorblok kun je niet verwachten dat die je op je bestemming brengt. Hetzelfde geldt voor een ATS met te weinig data om een succesvolle kandidaatreis te creëren. Kijk dus even onder de motorkap voor je vertrekt. Heb je veel oude of ontbrekende telefoonnummers en e-mailadressen in kandidaatprofielen? In dat geval is er ook goed nieuws.
Je kunt een eenmalige campagne opzetten om te helpen met het corrigeren van verkeerde of ontbrekende gegevens. Probeer een sms met zoiets als dit:
“Hoi [gebruikersnaam], ik ben [naam] van [bedrijf]. Zoek je op dit moment nog steeds werk? We zijn onze gegevens aan het bijwerken en willen je graag helpen met het vinden van een nieuwe baan. Reageer met ‘ja’ en wij zetten je bovenaan ons lijstje!”
Neem contact op met de mensen van wie je reacties krijgt, bevestig hun contactgegevens en help ze aan een baan! Nog een eenmalige campagne om van slechte e-mailadressen af te komen, zorgt er dan voor dat je een pool met actieve kandidaten overhoudt die klaar zijn voor plaatsing. Zo verandert je dataobstakel in een up-to-date database met processen die dat zo kunnen houden.
Obstakel #3: ROI-twijfels
Automatisering biedt uitstekende kansen om tijd te besparen op dagelijkse klusjes en in plaats daarvan die tijd te investeren in relaties die bijdragen aan je resultaten. Maar hoe weet je of het werkt? Hier volgen enkele succesindicatoren:
- Recruiters zijn minder tijd kwijt aan administratie
- Minder kosten voor vacatureadvertenties omdat je vacatures kunt invullen vanuit je database
- Betere tevredenheidsscores en NPS dankzij verbeterd engagement met kandidaten en klanten
Een prima manier om een goede kijk te krijgen op de ROI van automation is door kern prestatie-indicatoren (KPI’s) te kiezen voor je journeys en deze te verwerken in een spreadsheet om snel te zien hoeveel uren werk je hebt bespaard en hoeveel extra omzet het heeft opgeleverd. Een voorbeeld:
Stel je hebt 100 kandidaten die maandag aan een nieuwe opdracht beginnen. Het kost je per kandidaat twee minuten om een herinneringsbericht over de startdatum in te spreken op hun voicemails. Dan kan een automatisering van de startdatum herinnering je in dit geval 200 minuten besparen. Als een recruiter die 200 minuten gebruikt om interessante prospects te benaderen, heb je dubbel winst.
Laat ROI-twijfel geen obstakel zijn voor jouw succes. Documenteer processen zodat ze kunnen dienen als benchmark voor het succes van je automations en geef gas!
Obstakel #4: geen roadmap
Er zijn zoveel manieren waarop automatisering processen, engagement en databases kan verbeteren dat het lastig kan zijn om een goed startpunt te kiezen. Voor je het weet gaat het alle kanten op en verdwaald raken is een obstakel waar je u tegen zegt!
Je rijdt niet naar de andere kant van het land zonder gps of op z’n minst een kaart, dus begin ook niet aan deze reis zonder een roadmap te maken. Je organisatie helpt je met het uitstippelen van je route, maar hier zijn alvast vijf kandidaatreis-ideeën om je op weg te helpen. Plan waar je heen wilt en de ideale tijdlijn voor hoelang je erover denkt te doen.
Naarmate je aan journeys werkt en het platform beter leert kennen, zie je vast andere interessante bestemmingen die je wilt bezoeken. Bepaal dan of dat een uitstapje is dat je vandaag wilt maken, of dat dit ook prima in de toekomst kan. Soms wijzigt een idee voor een reis je hele roadmap. Andere keren wijk je even af van de route om wat zaken te noteren voor je terugkeert naar je originele reisschema.
Obstakel #5: niemand achter het stuur
Wat is het eerste wat je doet wanneer je in een auto stapt? Je gordel omdoen? Of koppel je je telefoon met het navigatiesysteem? Wacht even: je gaat nergens heen tot is afgesproken wie rijdt. En als je een lange rit voor de boeg hebt en niet veel tijd, heb je mogelijk meer dan één bestuurder nodig.
Hetzelfde geldt voor het bouwen aan automations. Het is lastig om in en uit een automatiseringsplatform te stappen. Het definiëren van triggers, doelgroepen en contactpunten vereist veel concentratie. Je zult aanzienlijk wat tijd moeten investeren – vrijwel dagelijks – voor je de vruchten zult kunnen plukken. Bepaal wie er aan het roer van het automatiseringsplatform staat voor jouw organisatie. Als je meer dan één bestuurder hebt: des te beter! Maar zorg wel dat ze niet in twee verschillende auto’s rijden. Weten wie het tempo bepaalt, neemt nog een mogelijk obstakel voor automation succes weg.
Blijf op koers!
Je bewust zijn van mogelijke obstakels helpt je ze sneller in je achteruitkijkspiegel te laten en helpt je op weg naar verbeterd kandidaat engagement, handsfree interne processen en een up-to-date database.
Heb je hulp nodig bij het creëren van een automation roadmap?
Neem contact op met de recruitment-automation experts van Haley Marketing.