Wat is een VMS ofwel Vendor Management Systeem?
Met een VMS beheer je als werkgever met één totaal oplossing het gehele inhuurproces, van de initiële aanvraag door de manager tot en met het goedkeuren van een opdrachtbevestiging door de leverancier. Corporate organisaties die te maken hebben met grote aantallen externe inhuurkrachten, kunnen baat hebben bij een VMS oplossing ofwel een Vendor Management Systeem. Een VMS heeft voor werkgevers een aantal voordelen.
1. Controle over het inhuurproces
In een traditioneel recruitmentproces worden aanvragen door de manager per mail doorgezet binnen de organisatie. Leveranciers sturen kandidaten rechtstreeks naar deze manager. De inhuurdesk is niet aangesloten op het proces en aangenomen kandidaten zijn onbekend in het recruitmentsysteem. Daarnaast ontbreken inkoopordernummers en worden prijsafspraken niet altijd nageleefd. Vaak is het inhuurproces binnen een organisatie ondoorzichtig.
Door alle gebruikers te faciliteren via een VMS verlopen alle stappen binnen het inhuurproces via een transparante route en weten alle betrokkenen wat de status is van een aanvraag. Op deze manier kom je niet voor verrassingen te staan aan het einde van de rit en monitor je het inhuurproces vanuit één oplossing. Ook de leverancier maakt hierbij gebruik van dezelfde VMS functionaliteiten en is dus integraal onderdeel van het inhuurproces.
2. Optimalisatie administratieve processen
Curriculum vitae, kopie identiteitsbewijs, VAR verklaring en een verklaring omtrent gedrag; slechts een kleine greep uit de vele documenten die je voor een kandidaat nodig zult hebben tijdens het inhuurproces. Deze documenten zijn vaak verspreid over de organisatie opgeslagen in mailboxen, op servers en zelfs in printversie. Dit terwijl het vanuit compliancy en privacy oogpunt wenselijk is dat deze documenten centraal opgeslagen worden.
Vanuit een VMS heb je de mogelijkheid om een set aan verplichte documenten uit te vragen bij een sollicitatie of aanname. Op deze manier heb jij bij een ZZP’er ook daadwerkelijk zijn geldige VAR verklaring en KvK documenten beschikbaar op het juiste moment binnen het proces. Documenten staan centraal opgeslagen bij de opdracht of kandidaat en geldigheid van de documenten wordt via een VMS tevens gemonitord. Door slim gebruik te maken van digitale handtekening software borg je daarnaast eenvoudig ondertekening van je belangrijkste documenten binnen een VMS.
3. Borging van contractafspraken
Organisaties die veel externe medewerkers inhuren, hebben te maken met een grote verscheidenheid aan prijsafspraken. Deze afspraken worden vaak handmatig of helemaal niet gecontroleerd tijdens het wervingsproces. Gevolg: de facturatie door leveranciers klopt vaker niet dan wel; dit tot frustratie van de financiële afdeling.
Met een VMS worden prijsafspraken gewaarborgd binnen de oplossing en automatisch toegepast bij het opmaken van contracten. Het onderhouden van de prijsafspraken gebeurt centraal waarbij eenvoudig variabelen kunnen worden toegevoegd per leverancier. Inkoop heeft hierdoor zelf de regie over de gemaakte afspraken en hierdoor wordt de foutmarge op facturen tot een minimum beperkt.
4. Inzicht in leverancier performance
Hoe presteren mijn leveranciers? Een op het eerste oog simpele vraag, die in de praktijk een stuk complexer blijkt te zijn. Als organisatie ben je continu op zoek naar reductie van het aantal leveranciers zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de kandidaten. De inkoper heeft hiervoor een goede onderbouwing nodig om met leveranciers in onderhandeling te gaan.
Een VMS maakt gebruik van rapportages om inzichtelijk te maken of leveranciers afwijken van gemaakte prijsafspraken. Middels o.a. aanbiedratio’s en doorlooptijden heeft inkoop bovendien grip op de kwantitatieve afspraken die gemaakt zijn. Deze data maakt het leven van een inkoper een stuk plezieriger als men aan tafel zit met de leveranciers.
VMS integratie belangrijk voor leveranciers
Voor leveranciers van arbeid is het dan ook heel belangrijk naadloos aansluiting te vinden op het VMS systeem van hun (potentiële) opdrachtgevers. Op die manier kunnen zij immers hun serviceniveau verhogen, meer klanten aansluiten en de productiviteit verbeteren. Meer hierover kun je vinden op de pagina VMS Integratie.
Dit blog is geschreven in samenwerking met Frank Gielen, voormalig senior solutions engineer bij Bullhorn Connexys en momenteel Managing Partner bij TalentPeaks.