Boost je recruitment succes met automatisering en slim gebruik van data

Data helpt je verder. Dat is inmiddels alom bekend in de recruitmentbranche. En er wordt ook naar gehandeld: 91% van de recruitment organisaties gebruikt data om beslissingen te nemen. Dat gaat alleen lang niet altijd vanzelf, want maar liefst 50% van de organisaties twijfelt aan hun datakwaliteit en slechts 13% gebruikt automatiseringen in combinatie met data. Dat is een gemiste kans, want juist die combinatie van analytics en automations is goud. Dat bewijst Pioneer Selection, die ruim €50.000 per recruiter per jaar weet te besparen door de inzet van automations en analytics. In dit blog leggen we uit hoe je je recruitment succes een boost geeft met de combinatie van automations en analytics.

Wat is Bullhorn Analytics?

Met Bullhorn Analytics creëer je inzicht en vooruitzicht. De ruwe data wordt namelijk real-time gepresenteerd als actiegerichte inzichten tot op eindgebruikersniveau.

Doelstellingen behalen en zelfs overtreffen wordt makkelijker, want je recruitment en sales consultants zien op de persoonlijke ‘actionable insights’ pagina direct waar de meest waardevolle kansen liggen en met welke acties zij die kansen optimaal benutten. In één oogopslag is duidelijk welke dingen je nu kunt doen om morgen succesvol te zijn. Dat boost recruitment succes!

Wat is Bullhorn Automation?

In Bullhorn Automation kun je eindeloos veel automatiseringen instellen die werk voor je uit handen nemen. Die routinematige taken vindt niemand leuk en belangrijker nog: je kunt je tijd wel beter besteden dan aan administratieve of terugkerende werkzaamheden.

Automatiseringen werken volgens het ‘als-dan-principe’. Als er iets gebeurt in het systeem (de trigger), dan wordt er automatisch een actie uitgevoerd. Bijvoorbeeld: als je een plaatsing aanmaakt bij een vacature waarvoor 1 persoon werd gezocht, dan wordt de vacature automatisch op de status ‘vervuld’ gezet.

Met automations elimineer je handmatige taken en vergroot je de effectiviteit van je team. In totaal worden er jaarlijks al meer dan 1 miljard automations uitgevoerd op het Bullhorn platform. Reken maar uit hoeveel uren en dus geld daarmee wordt bespaard!

Doordat recruitment consultants die repeterende werkzaamheden niet hoeven te doen, kunnen zij zich richten op wat ze het liefste doen: de match maken tussen werkgever en kandidaat. Dat zorgt voor blijere medewerkers én een betere kandidaatervaring, want kandidaten krijgen meer aandacht. Zeker weten dat een berichtje met succeswensen vlak voor het sollicitatiegesprek in goede aarde valt bij je kandidaat dus.

Met automations kun je dus zowel klanten als kandidaten beter bedienen. Je zult zien dat zij zich ontpoppen tot fans van je recruitment bureau. Welk sneeuwbaleffect dat geeft hoeven we je vast niet uit te leggen!

De gouden combinatie: analytics & automations

Deze tools zijn al erg krachtig op zichzelf, maar als je ze combineert met elkaar, dan wordt de sky ineens echt de limit. Je kunt automations eenvoudig inzetten om je datakwaliteit te verhogen, bijvoorbeeld door het automatisch afsluiten van een vacature na plaatsing van een kandidaat, zodat je time-to-hire klopt. Maar dat is lang niet het enige.

In het webinar “Combineer analytics met automation om de concurrentie voor te blijven” van 13 juni lieten Lucas Wieling en Sam Sharafuddin zien hoe je deze twee tools effectief combineert. Met deze combinatie kom je als recruitment bureau echt verder. Om je een idee te geven van wat er kan, lichten we 3 voorbeelden uit.

Vergroot het herplaatsingspercentage

Om tot een plaatsing te komen, heb je veel tijd geïnvesteerd. Toch gebeurt het regelmatig dat de kandidaat na een plaatsing uit beeld verdwijnt en je niet precies weet hoe de kandidaat de opdracht ervaart. Of je bent überhaupt even uit het oog verloren dat de opdracht bijna afloopt. Het is niet vreemd dat dit gebeurt in de hectiek van de dag, maar het liefst voorkom je dit natuurlijk.

Met analytics krijg je snel inzicht in deze kandidaten en kun je automatische acties inzetten om de kandidaat te herplaatsen. In het dashboard ‘actionable insights’ zie je precies van welke kandidaten de opdracht bijna afloopt en welke omzet je misloopt als je deze personen niet herplaatst. Dat wil je voorkomen en daarom richt je een automatisering in die op tijd actie onderneemt. Zonder dat je daar zelf naar om hoeft te kijken.

Zo’n automatisering kan er als volgt uit zien:

1. Selecteer kandidaten met een lopende opdracht waarvan de einddatum binnen 4 weken ligt.
2. Stuur een notificatie naar de recruitment consultant waarin je vraagt of dit de juiste einddatum van de opdracht is (ter vergroting van je datakwaliteit). Zo niet, dan past de recruiter de einddatum aan en stopt de automatisering.
3. Stuur een gepersonaliseerde e-mail naar de kandidaat om te vragen hoe de opdracht is gegaan.
4. Na een zelf in te stellen wachttijd stuur je de kandidaat een opvolgende e-mail waarin je vraagt of hij/zij herplaatst wil worden.
5. De reactie van de kandidaat wordt automatisch verwerkt. Bij een positief antwoord wordt de status van de kandidaat automatisch op ‘op de bank’ gezet en komt deze persoon terug bij het ‘actionable insights’ dashboard van de recruiter, zodat er een nieuwe opdracht voor de kandidaat gevonden kan worden.

Bouw een stevige relatie op met je talentpool

Je kandidatendatabase zit ongemerkt vol met kandidaten die open staan voor een andere baan. Alleen grote kans dat jij dat niet weet. Niet gek ook, want de meeste recruitment bureaus hebben duizenden kandidaten in hun talentpool staan. Die kun je nooit allemaal persoonlijk kennen. Laat staan handmatig contact met hen onderhouden.

Gelukkig kun je er met automations voor zorgen dat je het laaghangende fruit eruit kunt pikken. Met de inzichten uit analytics volg je de uitkomsten van die automatisering op. Zo’n proces kan er als volgt uit zien:

1. Selecteer kandidaten waarmee de afgelopen 6 maanden geen contact is geweest.
2. Verstuur hen een e-mail met interessante ontwikkelingen in de markt.
3. Na een wachttijd stuur je een vervolgmail met passende vacatures.
4. Een week later stuur je een sms’je waarin je vraagt om contactgegevens te actualiseren en hun voorkeuren voor een nieuwe baan te achterhalen. (salarisniveau, type werk, aantal uren per week, etc.)
5. De reactie van de kandidaat wordt automatisch verwerkt in het kandidaatdossier. Gewijzigde contactgegevens, huidige beschikbaarheid en andere voorkeuren worden door het systeem geüpdatet in het kandidaatprofiel.
6. In het ‘actionable insights’ dashboard ziet de recruiter welke kandidaten positief hebben gereageerd op het sms’je en hij/zij kan hier direct mee aan de slag, omdat je zeker weet dat de data actueel is.

Benut kansen voor business development

Het binnenhalen van nieuwe klanten is een belangrijke uitdaging voor recruitment bureaus, zo blijkt ook uit het jaarlijkse Bullhorn Brancherapport. Alleen de passieve klanten – waarbij je een tijd geleden wel een plaatsing hebt gedaan, maar waarmee het contact is verwaterd – worden vaak over het hoofd gezien. Zonde!

Met een combinatie van analytics en automations krijg je deze passieve klanten in beeld en heractiveer je ze. Zo’n proces kan er als volgt uit zien:

1. Selecteer bedrijven waar eerder een plaatsing is gedaan en waarmee in de laatste 6 maanden geen contact is geweest.
2. Stuur hen een geautomatiseerde e-mail om te vragen naar de ontwikkelingen binnen hun organisatie. Deze e-mail kun je geautomatiseerd en toch persoonlijk maken door de specifieke tags die je in de tekst kunt gebruiken.
3. Vervolgens maak je een taak aan voor de sales consultant om de klant de dag erna te bellen.
4. In het ‘actionable insights’ overzicht komt deze taak terug en zo wordt opvolging nooit vergeten.

Dit zijn slechts wat voorbeelden van hoe je analytics en automations samen laat werken om je recruitment succes op een schaalbare manier te vergroten. De mogelijkheden zijn enorm.

Bespaar 17.000 uur en tienduizenden euro’s

Het grote verschil dat de combinatie van deze recruitment tooling maakt: je schiet met scherp in plaats van met hagel. Dat is overduidelijk als we kijken naar de impact die het slim gebruiken van data in combinatie met automatiseringen heeft. Zo wist eHire het herplaatsingspercentage met 134% te verbeteren. Metro Systems realiseerde 15% meer omzet met 40% minder arbeidsuren. Bij Pioneer Selection pakten ze het nog groter aan: hier draaien gemiddeld een half miljoen automations per maand, waardoor ze 17.000 uur overhouden voor andere werkzaamheden. Dit levert hen een kostenbesparing van ruim €50.000 per recruiter per jaar op. Tel uit je extra winst!

Meer weten? Kijk het webinar terug of vraag een demo aan.