ATS ABCs
Krijg inzicht in het wat, hoe, en waarom van applicant tracking systemen
Wat is een ATS?
Een applicant tracking systeem automatiseert de recruitmentactiviteiten van een arbeidsbemiddelingsbureau en biedt een centrale opslaglocatie voor kandidaatgegevens, waaronder cv’s en sollicitaties.
Ze zijn ontworpen om je te helpen met:
- Het beheren van elke fase in het recruitmentproces, van aanvraag tot inhuur
- Het beheren van kandidaatrelaties
- Het verminderen van handmatige werkzaamheden
Waarom heb je een ATS nodig?
Een goed ATS heeft de kracht om je hele detacheringsorganisatie om te zetten in de meest productieve, winstgevende en efficiënte onderneming die het kan zijn.
De beste applicant tracking systemen:
- Verhogen de productiviteit van je recruiters
- Besparen tijd en middelen
- Bieden je bedrijf structuur
Voordelen van een ATS: volgens de cijfers
Bedrijven die een ATS gebruiken geven aan dat ze:
- 75% minder tijd verspillen
- 70% sneller rapporten genereren
- 15% minder tijd nodig hebben
- 10% meer plaatsingen per maand realiseren
Breng je vereisten in kaart
Volg deze 5 stappen om te bepalen wat jij nodig hebt in een ATS
Evalueer je recruitmentproces.
Leg de stappen vast in je recruitment-workflow en noteer wat recruiters moeten doen om hun werk effectief uit te voeren. Registreer alle tools van derden (zoals vacaturesites of social media) die je recruiters gebruiken om een plaatsing te realiseren.
Gebruik dit proces om te ontdekken waar je bedrijf in uitblinkt en op welke punten een ATS je kan helpen verbeteren.
Maak een wensenlijst.
Hoe zou je perfecte ATS eruitzien? Welke kwaliteiten van een ATS zijn voor jou het meest belangrijk? Welke functies zijn must-haves en welke zijn handig?
Deel je wensenlijst met potentiële leveranciers, zodat ze aan je specifieke behoeften kunnen voldoen.
Bereken wat je budget is.
Creëer een budget voor je investering in een ATS. Overweeg vooraf instelkosten en doorlopende gebruikskosten. Stel het budget vast dat je mogelijk nodig hebt voor extra integraties wanneer je je ATS eenmaal hebt geïmplementeerd.
Gebruik dit budget om je ATS-selectieproces vorm te geven. Vraag leveranciers vooraf naar eventuele extra implementatie- of setup-kosten waar je mogelijk rekening mee moet houden.
Stel je tijdschema op
Bepaal wanneer je nieuwe ATS volledig bruikbaar moet zijn. Vraag je leveranciers hoeveel tijd er nodig is voor de implementatie en training. Vraag elke leverancier welke hulpmiddelen ze hebben voor het onboarden. Bieden ze je training en ondersteuning om zo snel mogelijk te kunnen beginnen?
Maak een tijdlijn en plan vervolgens demo’s en follow-ups in.
Bepaal wat je huidige oplossing mist.
Wat zijn je grootste pijnpunten? Wat kost je opdrachten of productiviteit? Waar besteden je recruiters de meeste tijd aan? Doen ze te veel handmatig werk?
Maak een lijst van de functies en kenmerken die de meeste waarde aan je bedrijf zullen toevoegen.
Doe onderzoek
Onderzoek wat de verschillende leveranciers bieden en plan demo's met je beste opties
Lees over de belangrijkste functies van ATS om te kijken welke het meest belangrijk zijn voor jouw bedrijf.
Breng je lijst met opties terug tot een shortlist met keuzes die voor jou het beste zijn.
Laat aan elke demo minstens één van je recruiters deelnemen om input te krijgen van iemand die het systeem dagelijks gebruikt.
Waar vind je reviews en advies van derden
Sinds 2008 biedt Recruitmentsystemen.nl een onafhankelijk overzicht van aanbieders op het gebied van recruitmentsystemen. De site informeert werkgevers, detacheerders en bureaus over de verschillende leveranciers die in Nederland op de markt zijn. In september 2014 is de site compleet vernieuwd en uitgebreid met onder meer een Kennisbank en Vergelijker.
Capterra beheert gescreende recensies van echte gebruikers. Capterra rangschikt ATS-oplossingen op populariteit, gebruikersvriendelijkheid en gemiddelde score.
Je kunt ook filteren op functies, zoals bijvoorbeeld onboarden, candidate tracking en workflow-management, om de software te vinden die aan de specifieke behoeften van je bedrijf voldoet.
De 5 meest gebruikte ATS-functies
De belangrijkste functies volgen ATS-gebruikers
Opmerkingen
Elke interactie die je met een kandidaat hebt telt, dus alles moet aanwezig zijn in je ATS.
Voeg na een eerste of tweede gesprek aantekeningen toe aan de record van de kandidaat zodat het overzichtelijk blijft en je je team op de hoogte houdt van de status van jullie kandidaten.
Tearsheets
Gebruik tearsheets om je records te ordenen in intuïtieve categorieën, zoals “Beste Sales-kandidaten” of “Machinisten-Klaar om te beginnen”.
Wanneer je een vacature hebt, kun je meteen actie ondernemen.
Suggestielijsten
Suggestielijsten bieden je team zicht in je suggesties en openstaande vacatures.
Filter de lijst om snel relevante informatie te zien, zoals kandidaatstatus en status van de vacature.
E-mail integratie
Met een e-mail inbox gadget kun je alle relevante informatie over je kandidaat op één plaats bekijken.
Voeg notities toe, analyseer cv’s of voeg bestanden toe zonder je inbox te verlaten.
Favoriete zoekopdrachten
Je zult bij elke recruitmentsoftware die je gebruikt vertrouwd raken met de zoekfunctie, maar je zou zoekopdrachten niet elke keer opnieuw moeten aanmaken.
Deze functie voorkomt dat je elke keer dat je bepaalde informatie wilt achterhalen een nieuwe zoekopdracht moet invoeren.
5 vragen om aan ATS-leveranciers te stellen
Wat (en waarom) moet je vragen voordat je software kunt uitkiezen voor je bedrijf
1. Is je ATS speciaal voor recruitmentbedrijven ontworpen?
Waarom is dit belangrijk om te vragen?
Recruitmentbedrijven hebben unieke behoeften. Oplossingen die ontworpen zijn zonder recruiters in het achterhoofd te houden, kunnen belangrijke functies missen.
2. Heb je een open ecosysteem voor partners en integraties?
Waarom is dit belangrijk om te vragen?
Een ATS is geen eiland. Als je ATS integreert met elke tool die je gebruikt, ben je productiever en effectiever.
3. Is je ATS geschikt voor mobiele telefoons? Heb je een eigen mobiele app?
Waarom is dit belangrijk om te vragen?
Recruiters werken graag onderweg. Een eigen mobiele app zorgt dat ze overal productief kunnen zijn.
4. Kun je casestudies delen van succesvolle klanten?
Waarom is dit belangrijk om te vragen?
Casestudies laten je zien of bedrijven met vergelijkbare use-cases succesvol konden worden met jouw ATS.
5. Hoeveel tijd is er nodig om recruiters ermee vertrouwd te laten raken?
Waarom is dit belangrijk om te vragen?
Om waarde uit je ATS te halen moeten je recruiters weten hoe ze het moeten gebruiken. Zoek uit hoe lang het duurt om je team te onboarden en welke trainingsmiddelen er beschikbaar zijn.
Verdere scholing
Leer meer over waar je naar moet zoeken in een ATS met deze extra hulpmiddelen.
Hoe kan het ATS van Bullhorn je helpen om succesvol te worden?
Bekijk hieronder de video's (in het Engels)
Verhoog de productiviteit van recruiters
Stroomlijn dagelijkse werkzaamheden met snellere source, search en match
Verbeter de Candidate Experience
Maak gebruik van inzichten in relaties om een geweldige kandidaat ervaring te bieden
Maak betere zakelijke beslissingen
Werk vanuit cijfers door gebruik te maken van specifieke actiegerichte rapporten uit de branche
Maak gebruik van het krachtige Bullhorn Ecosysteem
Bereik en blijf in contact met kandidaten. Het is belangrijk om naast je ATS na te denken over extra applicaties die je ATS functionaliteiten kunnen versterken. Bekijk hieronder een aantal oplossingen die direct integreerbaar zijn met ons platform. Klik hier om alle partners te bekijken.
De tools van Textkernel helpen je om beter en sneller de beste kandidaten te vinden en matchen aan vacatures. Ondersteund door het meertalige cv-parsing, semantic search, sourcing, matching en lead-generatie tools. Textkernel helpt je om meer plaatsingen te genereren en je omzet te verhogen.
Starred biedt professionele softwareoplossingen voor het verzamelen, analyseren en opvolgen van feedback. Nu we zien dat de kandidaat ervaring steeds belangrijker wordt, is het belangrijk om te begrijpen wat jouw Candidate Net Promoter Score (NPS) is. Verkrijg feedback op cruciale touchpoints in Bullhorn: gepersonaliseerd, met relevante inzichten en geautomatiseerd.
Data driven en intelligente tooling voor een snel en eenvoudig bereik bij de juiste kandidaten. Via Automated Jobposting plaatsen we snel en eenvoudig vacatures op meer dan 500 jobboards. Met Programmatic Jobmarketing brengen we vacatures campagnematig én meetbaar onder de aandacht bij de doelgroep.
Wij kunnen ons niet voorstellen om te werken zonder Bullhorn. Wij hebben gezien dat onze time-to-fill rate is gedaald met meer dan 40% sinds wij Bullhorn hebben geïmplementeerd.