Hoe Trenkwalder het Bullhorn Connexys recruitmentsysteem gebouwd op Salesforce in 14 landen implementeerde

Over Trenkwalder Groep

Trenkwalder Groep is een toonaangevende HR-dienstverlener in Centraal- en Oost-Europa. Zij bouwen voort op meer dan 30 jaar ervaring en zijn momenteel actief in 14 landen. Dankzij hun uitgebreide kennis van de markt bieden zij strategische en betrouwbare oplossingen op het gebied van personeel, HR-diensten en business process outsourcing. “Mensen en bedrijven succesvol bij elkaar brengen” staat centraal bij alles wat ze doen. Sinds 2011 is Trenkwalder onderdeel van de Droege Groep, een onafhankelijke advies- en investeringsmaatschappij. Peter Teplický, Managing Director van Trenkwalder IT Services, deelt zijn verhaal over de implementatie van het Bullhorn Connexys Applicant Tracking System, het Bullhorn ATS ontwikkeld op het Salesforce platform.

In 2015 besloot de Trenkwalder Groep op zoek te gaan naar een nieuwe CRM-oplossing. Hun eisen? Eén systeem voor het hele bedrijf dat al hun gegevens integreert en gemakkelijk deelt tussen verschillende landen. Een cloudoplossing paste daarom het best. Bovendien wilden ze een schaalbaar en flexibel systeem dat toekomstige groei aan zou kunnen. Het Bullhorn Connexys recruitmentsysteem voldeed aan hun wensen. Bullhorn Connexys is gebouwd op het Salesforce Platform, wat een veilige architectuur garandeert. Het is in hoge mate aanpasbaar en stelt gebruikers in staat om het hele recruitmentproces te beheren.

Peter legt uit waarom ze voor Bullhorn hebben gekozen: “Voor ons was het een combinatie van het product en de juiste mensen die bij elkaar kwamen. Zowel Trenkwalder als Bullhorn waren heel toegewijd om deze samenwerking tot een succes te maken. Er waren ook voldoende mogelijkheden om extra configuraties te maken op basis van onze behoeften. De juiste mensen die de koppen bij elkaar staken, maakte de implementatie erg eenvoudig.”

In elk land zijn er key users beschikbaar die het implementatieproces faciliteren. Zij zijn verantwoordelijk voor de training van alle medewerkers om het maximale uit het Bullhorn Connexys recruitmentsysteem te halen. Alle key users komen regelmatig samen om mogelijke verbeteringen en de nieuwste functionaliteiten te bespreken. Ze zorgen er ook voor dat de software soepel werkt, controleren de kwaliteit van de data en maken regelmatig rapporten.

Als Peter nu terugkijkt op het implementatieproces, lacht hij: “Achteraf gezien was ik te gestrest. Vijf jaar geleden was ik nog heel hard aan het werk om Bullhorn Connexys te implementeren. Maar nu is alles perfect. Ik had meer vertrouwen moeten hebben in het proces. Dus, mijn advies is om diep adem te halen en soms tien seconden te wachten voordat je iets zegt. Verander dingen niet te vaak, vooral als je met meerdere landen werkt. Blijf op het pad met een duidelijk doel voor ogen en vertrouw op het proces.”

De laatste jaren is er in de markt en binnen de Trenkwalder Groep veel aandacht geweest voor automatisering en digitalisering. Beiden helpen bij het stroomlijnen van repetitieve werkstromen, processen en communicatie tijdens de hele wervingscyclus. Ook zijn we door de covid-pandemie steeds meer online gaan werken. De ontwikkelingen omtrent automatisering en digitalisering versnelden daardoor in een razend tempo. En de noodzaak om meerdere oplossingen te integreren werd steeds groter. Door de flexibiliteit van het ATS gebouwd op het Salesforce platform, verliep dit proces soepel voor Trenkwalder.

Peter deelt zijn inzichten: “Een van de redenen waarom we voor een Applicant Tracking Systeem ontwikkeld op het Salesforce platform hebben gekozen, is vanwege de flexibiliteit. Het is mogelijk om andere oplossingen te integreren met het Salesforce platform waar Bullhorn Connexys op draait. Als er nieuwe dingen op de markt zijn, dan maakt ons integratieteam een koppeling met het Salesforce platform. We werken ook samen met andere partners, zoals Mimir, Plauti en Textkernel, en het is nooit een probleem geweest om meerdere oplossingen te integreren. We hebben ook onze wereldwijde datahub aangesloten op Bullhorn Connexys, wat betekent dat gegevens rechtstreeks worden doorgestuurd naar ons Business Intelligence team om de gegevens die we al hebben te verrijken en te combineren. We gebruiken dit voor uitgebreide rapporten. Met slechts één klik in het ATS word je doorgestuurd naar onze data hub waar je alle informatie vindt die je nodig hebt. De integratie tussen verschillende oplossingen maakt onze bedrijfsprocessen efficiënter en maakt het leven voor ons eenvoudiger. In één van de landen integreerden we bijvoorbeeld het Bullhorn Connexys recruitmentsysteem met openbare staatsdatabases. Op deze manier kunnen we beschikbare data over onze klanten direct in Bullhorn Connexys inlezen. Onze salesmanagers hoeven de gegevens niet handmatig in het systeem te zetten en hebben daardoor meer tijd voor andere taken.”

Trenkwalder paste ook het sollicitatieproces aan om werken op afstand makkelijker te maken. “Alles verschuift naar de online omgeving, zoals sollicitatiegesprekken met kandidaten. We proberen het sollicitatieproces minder ingewikkeld te maken, zodat het voor kandidaten makkelijker is om te solliciteren. Het is de verantwoordelijkheid van de recruiter om aanvullende informatie van kandidaten te krijgen om hun profiel compleet te maken. En met behulp van nieuwe technologieën, zoals bots, is het ook mogelijk om dit proces te automatiseren. Het helpt ons tijd te besparen en onze datakwaliteit te verbeteren,” aldus Peter.

Stilstaan is geen optie. Hoe gaat Trenkwalder om met de constante noodzaak voor ontwikkeling? “We zoeken voortdurend naar de balans tussen behouden wat we hebben en het integreren van nieuwe tools. Ik vraag me altijd af: als ik dit implementeer, helpt het ons dan? Gaan we sneller werken, worden we productiever, zullen we meer kandidaten vinden of gaan we meer geld verdienen? Is het een leuk hebbedingetje of iets dat ons echt zal helpen beter te presteren? Wat willen we bereiken met de verandering? Als er waardevolle input is, laten we het dan doen. En in de tussentijd vertrouwen we erop dat Bullhorn hun producten blijft verbeteren en met nieuwe releases komt,” legt Peter uit.

Volgens Peter is het ook heel belangrijk om rekening te houden met wat het gewenste resultaat is. Door automatisering kan bijvoorbeeld de rol van de recruiter veranderen. Peter denkt dat automatisering een belangrijke rol gaat spelen in toekomstige ontwikkelingen: “Als ik in de toekomst van mijn pensioen aan het genieten ben, denk ik dat veel taken zullen worden overgenomen door AI en geautomatiseerde systemen. Dat is niet per definitie een slechte zaak, omdat recruiters zich dan meer op hun kerntaken kunnen richten. Hun rol zal uiteindelijk wel veranderen, vermoed ik. De uitdaging zal dan zijn om de profielen van de kandidaten te valideren. Als er geen recruiter is, dan worden de profielen en de gegevens van de kandidaten niet gecontroleerd. En zonder de juiste gegevens zul je nooit een goede match maken. Dat wordt de nummer één uitdaging voor recruiters in de toekomst.”

Peter glimlacht als hij denkt aan de afgelopen jaren: “De wereld verandert voortdurend en je moet mee veranderen. De afgelopen jaren hebben we een heel nieuw systeem, Bullhorn Connexys, geïmplementeerd in 14 verschillende landen. We zijn in 2015 begonnen en hebben het proces in 2019 afgerond. Dankzij onze samenwerking met Bullhorn, uitgebreid stakeholder management en ons implementatieteam hebben we dit tot een succes kunnen maken.”