Automation-volwassenheid quiz: op welk niveau sta jij?
Of je nu net begint, of al een aantal automatiseringen hebt toegepast – het is belangrijk om eerst je positie in het automatiseringsproces te evalueren. Aan de hand daarvan stippel je uit welke stappen je nog kunt zetten.
De ontwikkeling naar volledige automatisering bestaat uit drie fasen.
> Fundamenteel: Op dit niveau maak je gebruik van automatisering om bijvoorbeeld data op te schonen en simpele notificaties op te zetten.
> Transactioneel:Op dit niveau heb je hoogst waarschijnlijk de elementen uit het fundamentele level al toegepast. Daarbij maak je gebruik van automatisering om de interactie aan te gaan met klanten en kandidaten.
> Transformerend: Op dit niveau ben je verder gekomen dan enkel eenmalige interacties. Je werkt aan een voedingsbodem voor duurzaam langetermijncontact met kandidaten en cliënten gedurende het recruitmentproces.
Selecteer alle processen die je hebt geautomatiseerd om te ontdekken hoe ver jij bent met jouw organisatie.
Het automatiseringsproces in drie stappen
Fundamenteel
Ook als je net begint met automatiseren, ben je waarschijnlijk al verder dan je denkt. De automations in deze fase vormen de basis voor succes. Veel stappen zijn essentieel om je data op peil te houden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Lege velden vullen
- Oude records wissen
- Automatische enquêtes uitsturen waarmee je de informatie over jouw kandidaten up-to-date houdt.
Voordat je de communicatie met kandidaten en klanten kunt personaliseren en automatiseren, heb je schone en nauwkeurige data nodig om deze berichten op te kunnen stellen.
Automatiseringen die je bijvoorbeeld hebt toegepast:
- Dynamische status-updates op basis van activiteit
- Het updaten van klantgegevens
- Aanmeldingsbevestiging voor kandidaten
- Aanmeldingsbevestiging per e-mail
- Toestemming verkrijgen voor dataverwerking
- NPS-formulier
Transactioneel
Je hebt automatiseringen geïmplementeerd die jouw organisatie naar de volgende stap leiden. In deze fase maak je niet alleen gebruik van automatisering om bijvoorbeeld data op te schonen, maar ook om eenmalige communicatie tussen klanten en kandidaten te faciliteren.
Automatiseringen die je bijvoorbeeld hebt toegepast:
- Follow-up Websiteleads
- Passieve kandidaten betrekken
- Cold Call Follow-up
- Reacties op de activiteit van kandidaten
- Sollicitatiebevestiging
- Follow-up nieuwe kandidaten
- Enquête na sollicitatie
- Enquête na indiensttreding
- Automatische berichten sturen
- Enquete na een interview
Transformerend
At the transformational level, you’ve moved beyond one-off interactions. Now, you are creating long-term nurture streams to engage with candidates and clients across the recruitment journey.
It’s clear you are creatively unlocking ways to leverage automation throughout the recruitment life cycle. But as we all know, there’s no limit to the ways in which automation can impact your business. Hear from a few of these Automation All-Stars and see what else you can incorporate into your automation strategy.
Automatiseringen die je bijvoorbeeld hebt toegepast:
- Verlopen Client Leads heractiveren
- Toptalenten betrekken
- Nieuwe medewerkers onboarden
- SLA’s monitoren
- Evenementen managen
- Semantisch matchen
- Website tracken
- Client Marketing
- Herplaatsen medewerkers
- Klanttevredenheidsscores opmaken
- Integratie met andere technologieën
Leer automatiseren van de experts
Deze recruitmentkanjers stellen de standaard
Sommige vooraanstaande recruiters hebben deze automatiseringen zich zodanig eigen gemaakt, dat ze deze op honderden manieren kunnen toepassen binnen hun organisatie. De processen zijn op elkaar afgesteld en complex, zodat ze een enorme impact maken op hun succes. Dit hebben ze daarover te zeggen:
Isabeau Stamhuis van Studelta zorgt via automation voor meer efficiëntie binnen de recruitment teams
“Er ligt te veel handmatig werk bij recruitment, terwijl de kracht van recruiters zit in het spreken en enthousiasmeren van kandidaten. Dat is hetgeen waar we nu focus hebben, dat we zo veel mogelijk handmatig werk weg kunnen nemen, zodat recruiters kunnen doen waar ze goed in zijn.”
– Isabeau Stamhuis, Studelta
Nicole Hart van Fuse Recruitment vult 4 FTEs met automatiseringen
“Door automation te implementeren, kunnen we met meer klanten en kandidaten contact hebben dan ooit tevoren. Onze recruiters hebben daardoor meer tijd om te doen waar ze goed in zijn: rekruteren.”
– Nicole Hart, Fuse Recruitment
Karli McKee van Atlas Staffing kan dankzij automatiseringen in 30 minuten 30.000 dossiers opschonen
“Toen ik zag dat er 30.000 plaatsingen open stonden, dacht ik dat het mij maanden zou kosten om dat op te schonen. Met Herefish zag ik dat afnemen naar 30 minuten. Geweldig!”
-Karli Mckee, Atlas Staffing
Voorbeelden van automatisering
Inspiratie nodig? Bekijk de voorbeeiden van onze wereldwijde commuity!
Automatisering: Omdat we het belangrijk vinden om kandidaten telefonisch te spreken, zetten wij vaak interne notificaties in voor de teams. Zo krijgen onze recruiters een e-mail wanneer een kandidaat bijvoorbeeld al drie dagen op ‘voicemail’ staat, om toch nog eens te bellen om te kijken of de kandidaat bij de vacature past. Impact: Betere ervaring intern – je hoeft niet alles uit je hoofd te doen – en voor de kandidaten.
Automatisering: Recruiters krijgen automatisch een reminder wanneer er twee weken geen interactie is geweest met de kandidaat. De verantwoordelijke recruiter krijgt dan een e-mail met de details over de kandidaat en de actie om zo snel mogelijk contact op te nemen. Impact: Wegnemen van een negatieve ervaring bij de kandidaat.
Automatisering: Alle recruiters hebben bij ons ‘eigen’ kandidaten toegewezen. Iedere week sturen wij een interne mail naar de recruiters met een overzicht van de kandidaten waar ze nog contact mee op moeten nemen of waar al even geen contact mee is geweest, zodat deze ten alle tijden op de radar staan. Impact: Onze actieve kandidatenpool is gegroeid, recruiters hebben een gemakkelijk overzicht en onze organisatie heeft inzicht in welk type kandidaten of welke specialismen nog beschikbaar zijn. Hierdoor weten wij precies welk type kandidaten we wel of niet kunnen aanleveren.
Automatisering: Sourcen, postplacement en onboarden Impact: 9% meer aanmeldingen
Automatisering: Kandidaatstatus instellen aan de hand van activiteit, d.w.z. vacature bekeken op de website binnen 14 dagen - instellen als proactief. E-mail aangeklikt, website bekeken - instellen als actief. Impact: Een vrij statische database levendiger maken, waardoor consultants hun zoektocht toe konden spitsen op laaghangend fruit.
Automatisering: Bij het kwalificatieproces voor kandidaten worden sommige velden automatisch ingevuld op basis van de informatie die bij het aanmaken van een profiel is opgegeven. Impact: Data van een hogere kwaliteit, snellere engagement met kandidaten en een algeheel efficiënter proces
Automatisering: Onze kandidaten ontvangen een feedbackformulier. Deze resultaten worden naar onze partners en hun RDR’s gestuurd. Impact: Onze partners krijgen directe feedback waarmee ze hun processen kunnen verbeteren.
Automatisering: Wanneer kandidaten worden geplaatst, wordt via een enquête automatisch data verzameld. Impact: Een hogere klanttevredenheid en voor de organisatie een stap vooruit dankzij operationele verbeteringen.
Automatisering: Onze VoIP is geïntegreerd bij Bullhorn. In onze zoekfunctie heb ik een toffe en heel behulpzame nieuwe knop toegevoegd: de 8x8-lanceerknop. Onze recruiters kunnen dit nu openen vanuit Bullhorn – dat vinden ze geweldig! Impact: Deze knop heeft een goed effect op de workflow. Onze recruiters blijven binnen Bullhorn en ze kunnen notities maken zonder van verschillende applicaties gebruik te hoeven maken.
Automatisering: Wij gebruiken Herefish sinds kort en hebben net een check-in voor actieve plaatsingen gelanceerd. Het gaat hierbij om zowel uitzendposities als dienstverbanden. We hebben er één waar kandidaten gebruik van maken en één voor klanten. Beide automatiseringen bevatten enquêtes. Impact: De langetermijn-impact is nog niet bekend, maar ik denk dat dit een aantal uren per week aan werk scheelt. Belangrijker nog: de check-ins worden niet vergeten en vinden daadwerkelijk plaats.