Wie Automatisierung die Unternehmensleistung rapide steigern kann
Nach einem erfolgreichen ersten Bullhorn-Seminar zu den Grundlagen der Automatisierung folgte am 2. März das zweite Webinar unseres Bullhorn-Automatisierungs-Dreiteilers. Rund 70 Teilnehmer:innen informierten sich über die Kernbereiche, in denen Automatisierung die Performance verbessert. Außerdem stellten Roman Vondehecken, Key Account Manager DACH und Nasser Agha, Senior Solutions Consultant bei Bullhorn zahlreiche Anwendungsbeispiele, Technologien zur Unterstützung der Automatisierung vor und gaben wertvolle Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Automatisierungsstrategie.
Automatisierung für jedermann
„In den letzten Jahren hat die Automatisierung der Recruiting-Branche den Personaldienstleistern geholfen, neue Produktivitätsniveaus zu erreichen, die Leistung zu steigern und Wachstum zu ermöglichen“, erklärte Roman Vondehecken im Webinar und Nasser Agha ergänzte: „Sie hat ein Stadium erreicht, in dem sie eine zentrale operative Komponente der meisten erfolgreichen Personaldienstleistungen ist. Außerdem ist sie dank technologischem Fortschritt für Dienstleistende jeder Größe zugänglich“.
Kommunikation mit den Kunden und Talenten ist das A und O in der Recruiting-Branche.
Roman Vondehecken und Nasser Agha stellten in ihrem Webinar die Omnichannel-Kommunikation vor, die Unternehmen mit der Bullhorn-Automatisierung erfolgreich nutzen können – alles natürlich passgenau und vollautomatisch. Das Ziel: Ihre Daten aktuell zu halten und zufriedene Kunden zu haben – und das mit wenig Aufwand. Hier sind einige Anwendungsbeispiele und konkrete Tipps der Experten:
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#1 Kommunikationskanal Newsletter:
„In Zeiten von digitaler Nachrichtenflut können Sie mit einem zielgruppen-orientierten Newsletter Ihre Kunden und Kandidat:innen regelrecht glücklich machen, indem Sie branchenrelevante News zur Verfügung stellen“, ist Roman Vondehecken überzeugt. Bullhorn bietet eine praktische Lösung: Die Newsletter können an bestimmte Adressatengruppen versendet werden. Sie haben Kandidat:innen in der IT-Branche sowie in der Automobilindustrie? Kein Problem. Mit einem Mausklick versenden Sie Ihre Branchennews an die passende Zielgruppe.
#2 E-Mails:
E-Mails können als Vorlage gespeichert werden – den Versand und die Terminierung übernimmt das Bullhorn-System automatisch. Wichtig dabei ist, die E-Mail so persönlich wie möglich zu gestalten, um den Bewerbenden oder Kunden direkt anzusprechen und zu überzeugen.
#3 SMS-Funktion
Studien zufolge ist die Öffnungsrate bei SMS höher als bei E-Mails. Nutzen Sie diese Funktion also, um schnelle und konkrete Informationen mit Ihren Kandidat:innen zu teilen.
Ein Beispiel: SMS-Text an Marco Lang
Guten Morgen Marco,
Morgen hast Du ein Interviewtermin beim Unternehmen [Name]. Die Adresse lautet: [Adresse des Unternehmens]. Bitte bestätige uns kurz, dass Du den Termin wahrnehmen kannst.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Marco die SMS liest und darauf reagiert, da sie unkompliziert ist und mit einem Klick zu öffnen ist. Bullhorn bietet übrigens auch weitere Instant-Kanäle an, wie beispielsweise WhatsApp – informieren Sie sich hier über weitere Möglichkeiten.
#4 Fragebogen
Bleiben Sie immer am Ball, indem Sie die Kunden- und Kandidat:innen-Zufriedenheit unkompliziert und ohne großen Aufwand abfragen. Die Antworten und Informationen, die Sie durch den Fragebogen erhalten, werden automatisch in das ATS-System eingespielt. Das Tool ist sehr hilfreich, um Rekrutierenden eine Orientierung zu geben, wo sie gerade stehen.
#5 Chatbot
Ebenfalls mit Ihrem ATS-System verbunden ist der Chatbot, mit dem Sie Ihre Kandidat:innen kurz und knapp nach Informationen oder Updates fragen können. Klären Sie im Chat ab, ob sie offen für eine neue Position sind oder einen aktuellen Lebenslauf schicken können. Sie bleiben mit Ihren Talenten also ständig im Kontakt – das System unterstützt Sie dabei und minimiert Ihre Arbeit, indem es neue Informationen automatisch ablegt. Bei Rückfragen von Seiten des Kandidaten oder der Kandidatin werden Sie informiert und können so zielgenau aktiv werden.
„Alle Bullhorn-Kommunikationskanäle erfordern wenig Aufwand – erzielen aber eine große Wirkung“, resümiert Roman Vondehecken.
Connected Recuriting – ein automatisiertes System, das Ihnen die Vorarbeit abnimmt
Im zweiten Teil des Webinars gingen unsere beiden Bullhorn-Experten auf den Recruitingprozess ein, der dank Bullhorn-Lösungen effizient mit modernster Technologie verknüpft ist und bei Bullhorn unter dem Namen Connected Recruiting läuft. Der Prozess ist in 4 Bereiche unterteilt. Wir erklären Ihnen, was dahinter steckt:
Phase I: Attract
Der Attract-Prozess beginnt, wenn sich potenzielle Kandidat:innen mit ihrem Namen bei einem Ihrer Webinars oder Whitepapers registriert haben. Möglicherweise haben Sie aber auch durch Stellenanzeigen das Interesse potenzieller Kandidat:innen geweckt. Sie haben also bereits einen Lead, aber noch keinen vollwertigen Kandidat oder Kandidatin – dazu fehlen noch wichtige Informationen.
Hier kommt nun Automatisierung ins Spiel. Teilen Sie relevante Informationen wie etwa aktuelle Jobangebote mit Ihrem potenziellen Talent oder initiieren Sie einen Call-to-Action, indem Sie ihn oder sie motivieren, sich für passende Stelleninformationen zu registrieren. Auch per Chatbot können Sie nun das Interesse an offenen Stellen, Gehaltswünschen oder Vorlieben ohne großen Aufwand abfragen. Die Antworten fließen automatisch in Ihr ATS-System und erhöhen die Chance, dass die Recruiter:innen dem Talent bei passenden Stellen im System finden und entsprechend zielgenau kontaktieren können.
Vorteile durch die Automatisierung in Phase I:
- Verbesserung der Kandidatenakquise
- Wettbewerbsvorteil
- Erhöhtes Engagement
Phase II: Engage
Sie wurden von Bewerber:innen kontaktiert und wollen mit ihnen in Kontakt bleiben? Sie wissen, dass die kontinulierliche Kommunikation das A und O ist, um Ihre Talente zu halten und ruhende Kontakte wieder aufleben zu lassen? Eine Lösung bietet die Automatisierung. Sie unterstützt Sie darin, passgenaue Newsletter und E-Mails regelmäßig zu versenden, Job-Match-Kampagnen oder Aktivierungskampagnen zu fahren. So vermeiden Sie, dass Sie jeden Kandidat und jede Kandidatin abholen.
Um die Abläufe und Vorteile von Automatisierung verständlich zu machen, präsentierte Nasser Agha im Webinar ein konkretes Beispiel des Kandidatens James Pringle und führte die Zuhörenden Schritt für Schritt durch den Automatisierungsprozess.
„Versorgen Sie Ihre Kandidat:innen mit passendem Content, um stufenweise die Interaktion mit ihnen zu steigern“, rät Nasser Agha. Ist dies erreicht, folgt das Abfragen der aktuellen Job-Situation und des Lebenslaufs. Das Ergebnis: „Sie können ihm oder ihr passende Angebote machen, wenn er oder sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung ist. Der Kandidat James beispielsweise durchläuft einen sogenannten Screening-Prozess dank unserer Omnichannel-Kommunikation – darin erfahren wir beispielsweise wie seine Verfügbarkeit oder seine Tagessätze sowie Qualifikationen sind“, so Nasser Agha. Die Informationen werden übrigens automatisch ins ATS-System übertragen.
Erweist sich der Kandidat als passendes Talent, können Sie ihn persönlich kontaktieren und anschließend beim Kunden vorstellen. Im Anschluss können Sie weiterhin alle zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle – wie oben vorgestellt – nutzen und Ihren Kandidaten bei seinen Karriereschritten begleiten. „Bieten Sie James ein Kommunikationsangebot – niederschwellig und schnell – sodass er Sie jederzeit bei Rückfragen und Unsicherheiten ansprechen kann. Damit signalisieren Sie Ihrem Kandidaten, dass Sie ihn in der stressigen Bewerbungsphase unterstützen wollen“, erklärte Nasser Agha.
Vorteile durch die Automatisierung in Phase II:
- Zufriedenheit durch ständigen Kontakt gesteigert
- Dateninformationen im ATS-System erhöht
Phase III Onboarding
In dieser Phase setzen die Recruiter:innen die positive Erfahrung der Talente weiter fort. Sie betrifft den Zeitraum zwischen Jobzusage und Startdatum beim neuen Arbeitgebenden. Versorgen Sie ihn oder sie mit wichtigen Informationen zum neuen Job, wie beispielsweise Ansprechpartner:innen, Unternehmensadresse, etc. Kurz vor Jobbeginn können Sie noch einmal nachhaken, ob Fragen offen sind – hier empfiehlt es sich, das SMS-Tool zu nutzen.
Der erste Arbeitstag ist für Ihren Kandidaten oder Kandidatin geschafft. Fragen Sie per SMS nach, wie es gelaufen ist. Im nächsten Schritt eignet sich ein Fragebogen, um bei Unzufriedenheit mehr über die Gründe zu erfahren und diese im nächsten Prozess berücksichtigen zu können.
Vorteile von Automatisierung in Phase III:
- No-Show-Raten werden reduziert
- Talent-Zufriedenheitsrate erhöht
Phase IV Nurture
Sie haben erfolgreich Ihre Kandidat:innen vermittelt! Gratulation. Damit die Kandidatenzufriedenheit anhält, raten Roman Vondehecken und Nasser Agha weiterhin in Kontakt zu bleiben. Bei temporär eingesetzten Kandidat:innen empfiehlt es sich, diese bereits langsam auf den nächsten Einsatz vorzubereiten. Nutzen Sie nach 14 bis 30 Tagen den Check-In, indem Sie per E-Mail den Kandidaten oder die Kandidatin kontaktieren. Pflegen Sie aber auch mit schon länger platzierten Kandidat:innen einen engen Kontakt. Die Bullhorn-Automatisierung bietet Ihnen dafür passende Lösungen und spannende Fallbeispiele. Kontaktieren Sie uns für detaillierte Informationen.
Vorteile der Automatisierung in Phase IV:
- Wiederbesetzungs-Quoten steigen
- Talent-Zufriedenheit verbessert sich
- Weiterempfehlungsquote erhöht sich
- Talent-Pool-Einbindung wird verbessert
Das Webinar können Sie hier noch einmal anschauen.
Wie Sie Automatisierung in Ihrem Personaldienstleistungsunternehmen einfach anwenden und implementieren können, lesen und hören Sie in unserem dritten Webinar vom 16. März 2023. Darin erfahren Sie mehr über Best Practices und Implementierung einer erfolgreichen Automatisierungsstrategie, sowie Tipps für eine optimale Ressourcenplanung.
Direkt zum Webinar-Beitrag Wie Sie Automatisierung einfach anwenden und implementieren.
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