Changemakers wereldwijd

De noodzaak om het anders aan te pakken

Tjeerd begon in 2011 zelf als recruiter bij Intro Personeel, een bedrijf onder Florys Groep. Daardoor zag hij dat de noodzaak om te veranderen eigenlijk al jaren speelde. De organisatie werkte met UBplus, een verloningspakket, dat daarnaast fungeerde als CRM/ATS systeem. De organisatie groeide en het huidige pakket voldeed niet meer aan de wensen en eisen. Veel tijd ging verloren aan het opmaken van cv’s en zoeken naar kandidaten en vacatures. Gepaard met de groeiende omvang van Intro Personeel groeide ook de ambitie om te vernieuwen en innoveren. Het werd tijd om over te stappen naar een écht recruitmentsysteem.

Op de eerste plaats had Tjeerd allang geconstateerd dat het anders moest binnen Florys. De volgende stap was om het op de strategische agenda te krijgen. Hij groeide in deze tijd zelf naar de rol van directeur met de portefeuilles innovatie, marketing en IT. Hierdoor werd het iets gemakkelijker om het onderwerp aan tafel te krijgen. Anderzijds was het belangrijk om draagvlak te creëren bij de gebruikers van het toekomstige systeem. Dat ging eigenlijk heel goed. Intro Personeel bestaat uit relatief veel jonge medewerkers die hongerig zijn om het beter te doen. Daarnaast realiseerde de meeste collega’s zich dat er nu een enorm hoge mental workload lag. Veel recruiters hadden hun CRM in het hoofd zitten, wat enorm belastend is en zorgt voor een relatief hoge druk.

Sneller en slimmer werven. Dat was het uitgangspunt. Intro Personeel verloor veel tijd aan handmatige taken en wilde de eigen database beter benutten. Met zeven vestigingen was het van cruciaal belang om te zorgen dat kandidaten en vacatures tussen de verschillende vestigingen werden gedeeld.

Verandering: het soepele verloop

Op de vraag ‘wat was de grootste uitdaging tijdens het proces richting verandering’ antwoordde Tjeerd dat het eigenlijk heel goed verliep. Mede dankzij het grote draagvlak binnen de medewerkers van Intro Personeel en de nauwe samenwerking met alle betrokken partners, was de realisatie een soepel en succesvol proces. Het was dan ook belangrijk om alle verschillende leveranciers mee te nemen in de verandering die te wachten stond. Om dat goed te laten verlopen riep Florys een interne stuurgroep in het leven. De stuurgroep zorgde voor de implementatie van Bullhorn bij zowel interne als externe betrokkenen. Hierin zat ook een externe IT-partij, die waardevol en onafhankelijk advies kon geven.

Zo bracht Tjeerd alle betrokken leveranciers voor een kick-off bij elkaar om mee te denken over hoe deze implementatie succesvol gerealiseerd kon worden. Wederom het terugkerende thema: draagvlak creëren. Van de webbouwer tot het backoffice systeem, zo’n 8 tot 10 partijen kwamen regelmatig bij elkaar om te schakelen over de voortgang van het project. En met succes: alle partijen die destijds betrokken waren bij het veranderingsproces, zijn nog altijd onderdeel van het pakket van technologische oplossingen van Florys. Er is van niemand afscheid genomen, Bullhorn was enkel een belangrijk extra puzzelstuk.

Niet meer achterom kijken

Sinds de verandering richting digitale transformatie, ziet Florys de positieve effecten binnen de hele organisatie. Recruiters houden meer tijd over doordat de administratieve belasting lager is geworden. De omzet groeit. En dankzij verschillende integraties via de open API van Bullhorn, kunnen zij nog betere managementrapportages genereren.

En dan moet je verder. Momenteel staat er een hele goede basis, maar de organisatie is nooit klaar met innoveren. Er wordt nu gekeken naar nieuwe puzzelstukjes: marketing automation en candidate experience tools die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de dienstverlening. Maar het belangrijkste is: het team werkt efficiënter en heeft daardoor meer tijd voor andere zaken zoals het bouwen aan echte relaties met kandidaten.

Het is tijd om te veranderen

Leontine begon in april 2019 bij Eiffel als Manager Recruitment. Daarvoor had ze echter al een aantal jaar meegedraaid in de recruitment wereld bij zowel bureaus als internationale corporates. Met de start van Leontine werd er een verandering in gang gezet: het verbeteren van de recruitmentprocessen. De organisatie werkte niet vanuit een centraal systeem en er was weinig zichtbaarheid in de arbeidsmarkt. Het werd tijd om Eiffel naar het volgende niveau te brengen met als doel om exponentieel te groeien.

Voor Leontine was het al snel duidelijk: er moest een Applicant Tracking Systeem (ATS) komen om de candidate experience te verbeteren en meer inzicht te krijgen in wat er intern precies gebeurde met kandidaten. Met een duidelijke wensenlijst onder de arm waar ‘sturen op data’ dikgedrukt bovenaan stond, maakten zij in 2019 de keuze om samen met Bullhorn de stap te zetten richting digitalisering.

Uitdagingen zijn er om te overwinnen

Om groei te realiseren moesten er zaken veranderen binnen Eiffel. Zo merkte Leontine dat het systeem dat voorheen gebruikt werd, geen inzicht gaf in alle stappen binnen het recruitmentproces, je alleen de actuele status van een kandidaat kon inzien en het was nooit duidelijk vanuit welk kanaal de kandidaat gevonden werd.

Momenteel zit het team van Leontine middenin de uitrol van het systeem binnen de organisatie. Het leren kennen en adopteren van een compleet nieuw systeem brengt daarbij wat weerstand met zich mee. Recruiters leren Bullhorn ATS steeds beter kennen en zoeken naar de meest efficiënte manieren om met het nieuwe systeem te werken. Er wordt tijd geïnvesteerd in het trainen van medewerkers om zo de beste recruitment oplossing neer te zetten. Zo is er bijvoorbeeld een handleiding geschreven om de adoptie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Nooit meer terug naar wat het was

Ondanks dat de ‘go-live’ nog maar recent is, ziet Eiffel eigenlijk al direct de positieve effecten binnen de hele organisatie. Er is inzicht in welke kanalen succesvol zijn en welke minder, de integratie met Marketplace Partner OnRecruit zorgt voor duidelijkheid in de candidate journey van Eiffel en dashboards krijgen vorm. Hiermee kunnen zij nu betere managementbeslissingen maken om de groei die zij voor ogen hebben, te realiseren. Het is ondenkbaar om ooit nog naar de oude situatie terug te gaan.

Met een blik op de horizon denkt Eiffel na over de volgende stappen om nog verder te optimaliseren en digitaliseren. Door technologische trends en ontwikkelingen in de gaten te houden willen zij inspelen op de meest recente ontwikkelingen om een zo efficiënt mogelijk recruitmentproces te creëren. De efficiëntie van het team is verhoogd waardoor zij zich nog beter kunnen focussen op dat wat écht belangrijk is: de kandidaten.

Tijd om te veranderen

Als executive search organisatie, maakt Ellig Group gebruik van haar bestaande netwerk om 50-60% van de kandidaten te zoeken. De organisatie is sterk afhankelijk van haar eigen database voor belangrijke inzichten en zoekresultaten in slechts enkele kliks. Tot 2018 maakte het team echter gebruik van een oud en inefficiënt systeem. Zoekopdrachten deden zij handmatig, e-mails versturen naar een maillijst was erg omslachtig en er was een tekort aan functionaliteiten en innovaties waardoor het zoekproces nooit makkelijker zou worden.

Joy Lillis, de Managing Director van Ellig Group, en haar team moeten robuuste zoekopdrachten kunnen uitvoeren, effectief kunnen communiceren met kandidaten via een gecentraliseerde portal en rapportages genereren om de verbeterpunten te identificeren. Allemaal functionaliteiten die het systeem destijds niet had. Joy had Invenias by Bullhorn al eerder gebruikt bij een ander bedrijf, en wist dat dit de oplossing was die past bij Executive Search en hun analytische behoeften.

Obstakels bij vooruitgang

Het eerste obstakel dat Joy tegenkwam tijdens het proces tot verandering, ging om kosten. Hierdoor richtte zij zich op het aantonen van de voordelen van een nieuw systeem aan de CEO. Om de noodzaak van de verandering aan te tonen, voerde zij een kostenratio analyse uit en vergeleek zij de kenmerken van hun oude systeem met hetgeen dat Invenias by Bullhorn zou kunnen opleveren.

Ten tweede moest zowel Joy als de rest van het team het nieuwe systeem adopteren en moesten zij getraind worden in het gebruik ervan. Ellig Group maakte gebruik van de power user benadering: Joy en één andere collega beantwoordden vragen en gaven praktische trainingen om de adoptie te stimuleren.

Met een steile leercurve tussen het oude en het nieuwe systeem, was het van cruciaal belang om iedereen kennis te laten maken met het nieuwe systeem om succes te kunnen garanderen. Tot dusver hebben zij ontdekt dat nieuwe collega’s het systeem snel onder de knie krijgen. Daarnaast zien zij dat iedereen het systeem inmiddels goed heeft geadopteerd sinds de overgang.

De vruchten plukken

Ellig Group heeft de verandering doorgevoerd om meer zoekopdrachten uit te kunnen voeren en de ‘time to close’ te verkorten. Beiden doelen zijn inmiddels behaald. Zij kunnen nu beter onderzoek doen naar waarom een zoekopdrachten wordt gewonnen met behulp van de rapportage functionaliteit van Invenias by Bullhorn. De klantenportaal heeft een belangrijke rol gespeeld in het stroomlijnen van het zoekproces en het bieden van een ultieme klantervaring.

Daarnaast heeft Joy en haar team de marketinginspanning uitgebreid met gerichte maillijsten, besparen ze tijd en hebben zij nu het hele recruitmentproces gestroomlijnd. Deze verbeteringen helpen Ellig Group, en nog belangrijker, hun klanten om de beste kandidaten voor open opdrachten te vinden.

Tijd om te veranderen

Toen Oliver begon bij Trust in SODA, maakte de organisatie al gebruik van Bullhorn. Hij kwam er echter al snel achter dat het team geen optimaal gebruik maakte van het systeem. Hierdoor was het lastiger voor Oliver en zijn team om succesvol kandidaten te werven en plaatsen.

Iedere consultant had zijn eigen spreadsheet voor plaatsingen, inclusief het bijhouden van klanten, open vacatures en gekwalificeerde kandidaten. Doordat iedereen met zijn eigen systeem werkte, was er geen zichtbaarheid binnen de teams. Het maken van connecties met kandidaten en klanten was hierdoor moeilijker.

Oliver wilde kandidaten en klanten op een juiste manier bereiken, zonder hen te overspoelen met proactieve communicatie. Echter, doordat de kwaliteit van de data in het systeem zo slecht was, wist hij dat hij proactief moest zijn om het bedrijf – en zijn carrière – te laten groeien.

Obstakels bij vooruitgang

Nadat Oliver zich had verdiept in de analytics en statistieken om erachter te komen hoe het team gebruik maakte van Bullhorn, plande hij een vergadering met de belangrijkste stakeholders binnen het bedrijf om ervoor te zorgen dat zij aan boord van de plannen kwamen. Hij deelde zijn visie met de groep waarin hij uitlegde hoe Bullhorn eruit kon zien, wanneer iedereen de best practices over zou nemen. Daarnaast waren er dubbele records in het systeem. Oliver en zijn team moesten eerst een opschoonactie houden en vervolgens het team laten zien hoe zij in het vervolg records zouden moeten toevoegen.

Nadat het management aan boord was met de veranderingen, moest Oliver ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie het eens was met de veranderingen. Oliver, die werkt vanuit het kantoor in Dublin, reisde naar de andere kantoren in Londen en Manchester om training sessies te houden aan meer dan 100 consultants. Hij ontwikkelde verschillende hulpmiddelen om te laten zien hoe het systeem eruit zou kunnen zien als zij de broodnodige veranderingen zouden doorvoeren en iedereen op een nieuwe wijze data zou invoeren en beheren.

De vruchten plukken

Trust in SODA focust op het meten van de kwaliteit van hun contacten, klanten en kandidaten binnen iedere geografische regio, in plaats van op basis van de kwantiteit. Voorheen werden contacten toegevoegd aan het systeem, waar vervolgens geen contact mee opgenomen kon worden, omdat de data niet klopte. Nu kan het team beter meten en rapporten op basis van communicatie aangezien de data nu gekwalificeerd en relevant is.

Als gevolg van het doorvoeren van deze verandering om beter gebruik te maken van Bullhorn, benoemde Trinnovo Group, het moederbedrijf van Trust in SODA, Oliver tot Most Valuable Player in 2019. Het hele bedrijf stemde op Oliver om deze titel te winnen, nadat hij zo toegewijd was aan het trainen van het team met Bullhorn best practices en ervoor te zorgde dat iedereen nu succesvol werkt met het systeem.

Tijd om te veranderen

Toen Kate bij Inside Recruitment kwam werken in 2018, was het haar rol om ervoor te zorgen dat kandidaten, klanten en interne werknemers een persoonlijke ervaring hadden. Haar eerste doel was het ontwikkelen van een ‘Candidate Experience Program’, zodat iedereen een consistent en positieve ervaring had, zowel voor als na een plaatsing.

Toen Kate met verschillende teams in het bedrijf samenwerkte om hun processen voor rapportage en het monitoren van kandidaten beter te begrijpen, ontdekte zij dat terwijl het bedrijf hoge standaarden had voor service, de systemen niet volledig werden benut. Het team had zo zijn eigen offline tools om kandidaten en klanten te beheren, wat resulteerde in onbetrouwbare data in het ATS. Om het succes bij kandidaat tevredenheid na te bootsen in de hele organisatie, wist Kate dat er iets moest veranderen.

Obstakels bij vooruitgang

Dankzij haar eerdere ervaring bij een groot recruitmentbureau, wist Kate hoe belangrijk het is om alle kandidaat- en klantgegevens te bewaren in een ATS. Ieder teamlid had echter zijn of haar eigen methode ontwikkeld om data op te slaan. Aangezien het bedrijf niet beoordeelde op basis van prestaties die je kunt zien in een ATS, werden belangrijke functionaliteiten niet optimaal gebruikt. Daarnaast was het systeem niet volledig geïntegreerd met hun urenregistratie-, payroll- of boekhoudsystemen, waardoor het team nog meer uitdagingen had.

Ondanks de initiële kosten factor, schakelde Inside Recruitment de hulp in van Kyloe Partners om te helpen bij het opnieuw uitvinden en configureren van hun back-end processen. Hierdoor krijgen zij toegang tot ervaren consultants om ervoor te zorgen dat zij de best practices voor hun bedrijf implementeerde. Door zowel met het management als het hele team samen te laten werken, was Kate in staat om te identificeren waar verandering nodig was om een echte ‘people experience’ te kunnen bieden aan iedereen die in aanraking komt met Inside Recruitment.

De vruchten plukken

Sinds de herziening van hun interne proces en het verbeteren van het gebruik van Bullhorn, heeft de organisatie grote tijdswinst geboekt in het hele recruitmentproces. Het team plaatst kandidaten in de helft van de tijd en er is geen dubbele invoer van informatie in verschillende systemen die niet met elkaar verbonden zijn. Hierdoor kunnen zij wekelijks nauwkeuriger rapporteren uit het ATS en zijn zij consistent in de statistieken die worden gemeten. Het finance team is beter geïntegreerd met de rest van de organisatie via het back-end systeem, waardoor er een betere ervaring is voor de interne medewerkers.

Met een oog op de toekomst, blijft Kate werken aan een breder doel: de beste ervaring voor alle kandidaten, klanten en interne medewerkers door te kijken waar automatisering de bedrijfsprocessen verder kan verbeteren.