Über die Trenkwalder Group
Die Trenkwalder Gruppe ist einer der führenden Personaldienstleister in Mittel- und Osteuropa und derzeit in 14 europäischen Ländern vertreten. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung und als strategischer Partner bietet die Unternehmensgruppe Lösungen in den Bereichen Personalbereitstellung, HR-Dienstleistungen und Business Process Outsourcing. Das Leitmotiv „Menschen und Unternehmen erfolgreich zusammenbringen“ stellt Trenkwalder dabei konsequent in den Mittelpunkt seiner Tätigkeit. Seit 2011 gehört Trenkwalder zur Droege Gruppe, einem unabhängigen Beratungs- und Investmenthaus.
Mit Peter Teplicky, Geschäftsführer der Trenkwalder IT Services, haben wir uns über die Ziele und Herausforderungen bei der Einführung von Bullhorn unterhalten.
Ausgangssituation: Unternehmensweite CRM-Lösung fehlt
Im Jahr 2015 setzte sich die Trenkwalder Group zum Ziel, alle Kunden- und Kandidatendaten über Ländergrenzen hinweg auf einem System für alle Mitarbeiter einfach und schnell bereitzustellen. Das neue CRM-System sollte skalierbar und flexibel sein, um das künftige Wachstum des weltweit tätigen Personaldienstleisters mitzutragen.
Somit fiel die Wahl auf das Bullhorn ATS, eine cloudbasierte Lösung, die auf Salesforce läuft und damit eine sichere und zuverlässige Architektur bietet. Ein weiterer Vorteil von Bullhorn waren die umfangreichen Optionen, mit denen die Anwendung flexibel auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann. Die Mitarbeitenden der Trenkwalder Group sollten so ihren kompletten Recruitment-Workflow in einem einzigen System verwalten.
Zur Entscheidung zugunsten von Bullhorn sagt Peter Teplický, Managing Director bei der Trenkwalder Group: „Ausschlaggebend für uns war die Mischung aus dem Produkt selbst und den richtigen Experten, die hier aufeinandertrafen. Trenkwalder und Bullhorn setzten sich sehr für den Erfolg dieses Projekts und der Partnerschaft ein. Wir konnten das Bewerbermanagementsystem gezielt auf unseren Bedarf anpassen. Hier kamen die richtigen Leute zusammen und das machte die Umsetzung letztlich sehr einfach.“
Einbindung der Stakeholder bei der Einführung erfolgskritisch
Die Entscheider bei der Trenkwalder Group stellten einige regionale Unterschiede fest, die vor der Einführung des neuen Systems berücksichtigt werden mussten. Für alle 14 Länder, in denen die Gruppe aktiv ist, wurde eine gründliche Analyse durchgeführt. Obgleich 90 % der Rahmenbedingungen in allen Regionen gleich waren, gab es in einigen Ländern besondere Prozesse, Systeme oder Datenbanken, die beachtet werden mussten.
Um Bullhorn erfolgreich einzuführen, band Peter Teplický alle Stakeholder im Vorfeld mit ein: „Vor einer Kaufentscheidung müssen die richtigen Ansprechpartner einbezogen werden. Dabei muss man erst einmal herausfinden, wer die relevanten Akteure sind. Wir haben uns genau angeschaut, wer wie arbeitet, wer was braucht und vor allem, was wir mit dieser neuen Lösung überhaupt erreichen wollen. Wird eine neue Lösung einfach nur eingeführt, wird sie von den Anwendern nicht akzeptiert. Neue Technologien müssen mit allen Beteiligten abgestimmt werden und individuelle Bedürfnisse einbeziehen.“
In jedem Land kümmern sich Key User um den Einführungsprozess. Sie schulen die Mitarbeiter vor Ort, damit die Bullhorn-Lösung auch wirklich optimal genutzt wird. Die Key User tauschen sich regelmäßig über Verbesserungspotenziale und die neuesten Funktionen aus. Sie stellen auch sicher, dass die Software reibungslos läuft, prüfen die Datenqualität und erstellen regelmäßige Berichte.
Beim Gedanken an die Einführungsphase schmunzelt Peter Teplický: „Im Rückblick denke ich mir, dass ich mir manchmal echt zu viel Stress gemacht habe. Vor fünf Jahren war ich noch unter Hochdruck dabei, Bullhorn einzuführen. Und aktuell läuft alles perfekt. Ich hätte mehr Zuversicht in den Prozess selbst haben sollen. Insofern ist mein Rat, ruhig auch mal tief durchzuatmen und zehn Sekunden abzuwarten, bevor man den Mund aufmacht. Keine häufigen Kurswechsel, insbesondere wenn man mit mehreren Ländern arbeitet. Auf dem eingeschlagenen Weg bleiben, das Ziel klar vor Augen haben und dem Prozess vertrauen – das schont auf jeden Fall die Nerven und führt letztlich zu einem sehr guten Ergebnis.“
Neue Art des Arbeitens braucht eine sichere, skalierbare und flexible Lösung wie Bullhorn
In den vergangenen Jahren setzen immer mehr Unternehmen in der Recruiting-Branche auf die Digitalisierung und Automatisierung. Damit sollen oft wiederholende Arbeitsabläufe und die Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses erleichtert und optimiert werden – so auch bei der Trenkwalder Group.
Dieser Trend wurde durch die COVID-19-Pandemie deutlich beschleunigt. Da viele Arbeitnehmer häufiger im Homeoffice arbeiten, wurde es noch wichtiger, verschiedene Lösungen und Prozesse in einem System zusammenzuführen. Das auf Salesforce basierende Bewerbermanagementsystem von Trenkwalder ist flexibel genug, um diese neue Art des Arbeitens unkompliziert zu ermöglichen.
Über seine Erfahrung dazu berichtet Peter Teplickýs: „Wir haben uns für ein Bewerbermanagementsystem entschieden, das auf Salesforce läuft, weil es uns genau die Flexibilität bietet, die wir benötigen. Wir können weitere Systeme problemlos anbinden. Wenn es neue Angebote auf dem Markt gibt, verknüpft unser Integrationsteam es einfach mit Salesforce. Wir arbeiten auch mit anderen Partnern zusammen, zum Beispiel mit Mimir, Plauti und Textkernel. Bei der Integration verschiedener Lösungen hat alles immer reibungslos funktioniert.“
Schnellere Arbeitsprozesse und höhere Datenqualität
Weiterhin erzählt Teplický: „Wir haben außerdem unseren weltweiten Daten-Hub mit Bullhorn verknüpft. Dadurch werden die Daten direkt der Business-Intelligence-Abteilung zugespielt und den bereits vorhandenen Daten hinzugefügt. Das ATS liefert uns dann in Sekundenschnelle detaillierte Reports: Mit nur einem Klick findet man im Data-Hub alle benötigten Informationen.“
„Insgesamt hat die Einbindung verschiedener Lösungen auf einer Plattform unseren Geschäftsablauf deutlich beschleunigt und die Arbeitsprozesse erleichtert,“ freut sich der Projektverantwortliche. „In einem Land haben wir zum Beispiel Bullhorn mit öffentlich zugänglichen Datenbanken verknüpft. So können wir aus Bullhorn heraus direkt auf verfügbare Kunden- und Kandidateninformationen zugreifen, die noch nicht erfasst sind. Unsere Sales Manager müssen die Daten nicht mehr manuell ins System eingeben und können die gewonnene Zeit für andere Aufgaben nutzen.“
Auch den Bewerbungsprozess hat Trenkwalder aufgrund von Homeoffice angepasst. „Die Prozesse verlagern sich immer mehr auf online, so auch Bewerbungsgespräche. Wir versuchen daher, den Bewerbungsprozess für Kandidaten einfacher zu gestalten. Der Recruiter hat die Aufgabe, zusätzliche Informationen für das Kandidatenprofil zu sammeln. Mit Hilfe neuer Technologien, wie etwa Bots, können selbst diese Prozesse automatisiert werden. Das spart Zeit und verbessert auch noch die Qualität unserer Daten“, so Peter Teplický.
AI und die Rolle des Personalberaters
Stillstand ist keine Option für die Trenkwalder Group. „Wir legen großen Wert auf die Balance zwischen neuen und schon eingeführten Tools. Ich frage mich immer: Wenn ich das einführe, wird es uns weiterbringen? Werden wir schneller arbeiten, produktiver sein, mehr Kandidaten finden oder mehr Geld verdienen? Ist es ein ‚Nice to have‘ oder etwas, was uns wirklich dabei hilft, besser zu werden? Was wollen wir mit der Veränderung erreichen? Falls wir uns einen Mehrwert versprechen, dann legen wir los. Und in der Zwischenzeit verlassen wir uns darauf, dass Bullhorn seine Produkte ständig weiterentwickelt und neue Releases anbietet“, erklärt Peter Teplický.
Peter Teplický zufolge sollten auch unbedingt die gewünschten Ergebnisse berücksichtigt werden. Beispielsweise verändert sich aufgrund von Automatisierung auch die Rolle des Recruiters. Teplický geht davon aus, dass Automatisierung eine Schlüsselrolle in künftigen Entwicklungen zukommt: „Wenn ich irgendwann in der Zukunft einmal in Rente bin, werden viele Aufgaben vermutlich von KI und automatisierten Systemen übernommen. Das ist nicht als etwas Negatives zu sehen. Denn es erlaubt Recruitern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Ihre Rolle wird sich früher oder später auf jeden Fall verändern. Die Herausforderung wird künftig sein, die Kandidatenprofile zu validieren und zu überprüfen. Denn ohne korrekte Daten werden Recruiter keine passende Übereinstimmung finden. Das wird künftig die Top-Herausforderung sein.“
Teplický fasst die letzten Jahre zufrieden zusammen: „Die Welt verändert sich ständig und wir müssen uns mit ihr verändern. Im Laufe der letzten Jahre haben wir mit dem Bullhorn ein komplett neues System in 14 verschiedenen Ländern implementiert. Wir sind 2015 damit gestartet und waren somit für die Herausforderungen durch die Pandemie weltweit gut aufgestellt. Dank der Partnerschaft mit Bullhorn sowie einem breit angelegten Stakeholder-Management und unserem Implementierungsteam wurde daraus eine Erfolgsgeschichte.“
Kunden jeder Größe, Region und Spezialisierung
Bullhorn sorgt bei über 10.000 Kunden in über 150 Ländern der Welt für effizienten Workflow beim Recruiting. Hier erfahren Sie anhand von ausgewählten Use Cases, wie Unternehmen jeder Größe und Spezialisierung Ihre Geschäfts- und Arbeitsabläufe mit Bullhorn optimieren.
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