Ermitteln, was Sie in Ihrer Personalvermittlungsagentur automatisieren sollten
Ich sollte einen kuriosen Intro-Absatz darüber schreiben, was automatisiert werden sollte, um das Ganze einzurichten.
Aber Sie sind nicht wegen eines kuriosen Absatzes bis hierhergekommen, sondern um zu erfahren, was in Ihrer eigenen Personalvermittlungsagentur automatisiert werden sollte.
Also werde ich den Leuten geben, was sie wünschen; und weiter geht’s.
Wo drückt der Schuh?
In großartigen Zeiten, in denen die Geschäfte gut laufen, ist es leicht, Lücken in Ihren Prozessen zu übersehen.
Eine entgangene Verbindung hier, eine fehlgeleitete E-Mail dort – diese Dinge mögen nicht besonders schlimm erscheinen. Aber für Kandidaten, Vertragsarbeitnehmer und Kunden können sie viel bedeuten und dazu führen, dass Beziehungen versauern.
Berücksichtigen Sie nun den verstärkten Wettbewerb, das sich ändernde Käuferverhalten und andere Umweltfaktoren; können Sie diese Lücken auch jetzt noch ignorieren?
Zu verstehen, wo Sie heute stehen, wird Ihnen helfen, dahin zu gelangen, wo Sie hinwollen. Mit anderen Worten: Sie werden herausfinden, wo in Ihrem Prozess Lücken bestehen, und diese durch Automatisierung schließen.
Es vergeht kein Tag, an dem wir nicht hören, wie eine Personalvermittlungsagentur eine der folgenden Aussagen macht:
- Darüber hatte ich nicht nachgedacht!
- Wenn ich dies automatisiere, kann ich auch jenes automatisieren? (Ja, ja, das können Sie)
- Sie meinen, dies wird auch dann geschehen, wenn meine Personalvermittler es vergessen? (Ja, ja, das wird es)
Die Personalbeschaffung ist ein Beziehungsgeschäft, und diese Beziehungen sind auf menschlicher Ebene aufgebaut; Automatisierung kann diese Interaktionen verstärken und Ihnen die sich wiederholenden oder zeitkritischen Aufgaben abnehmen.
Nachfolgend sind einige gängige Bereiche aufgeführt, in denen wir typischerweise Lücken in den Prozessen unserer Kunden feststellen:
- Mangelnde Kommunikation zu entscheidenden Terminen und Zeiten. Beispielsweise keine Kommunikation im Vorfeld eines Bewerbungsgesprächs oder Starttermins.
- Feldwerte werden bei wichtigen Änderungen im Rekrutierungszyklus nicht aktualisiert. Nehmen wir zum Beispiel die Änderung des Status eines Kandidaten von passiv zu aktiv, wenn er sich bewirbt, oder wenn man vergisst, den Status eines Kunden nach seiner Unterschrift in „Kunde“ umzusetzen.
- Lücken in der Kommunikation mit Kunden. Hat ein aktiver Kunde beispielsweise seit 30 Tagen keine neue Anfrage gesendet oder von den einstellenden Personalern keine Rückmeldung über die letzten Einstellungen eingeholt?
- Manuelle Aktivitäten können zu Fehlern oder Verzögerungen führen. Das manuelle Versenden von E-Mails oder Onboarding-Unterlagen zum Beispiel.
Die Liste lässt sich nahezu beliebig fortsetzen, aber im Wesentlichen gibt es Bereiche, die jahrelang unbemerkt bleiben können, weil sie als unbedeutend angesehen werden oder ganz unter dem Radar fliegen.
In Wirklichkeit sieht das andere Ende dieser Kommunikationslücke – Kandidaten, Vertragsarbeitnehmer und Kunden – eine negative Erfahrung, die die Chancen, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um ein paar Prozentpunkte verringert.
Das „Warum“ herausfinden
Wir haben also untersucht, wo die Automatisierung die Prozesslücken bei der Personalbeschaffung füllen kann, nun wollen wir uns das Warum ansehen.
Das ist eigentlich der amüsante Teil; zu ergründen, warum die Dinge nicht so laufen, wie sie laufen sollten.
Warum fallen Neueinstellungen zurück? Weil sie in den ersten Tagen ihres Einsatzes nicht kontaktiert wurden.
Warum haben wir Kandidaten ohne Vertrag mit dem aktuellen Status „Vermittelt“? Weil das Ändern ein manueller Prozess ist und andere Dinge dazwischen gekommen sind.
Warum ist unsere Datenbank voller inaktiver Kandidaten? Weil sie ausfindig gemacht wurden und nie mit ihnen kommuniziert wurde, also behalten wir sie einfach… FÜR I-MMER
Das „Warum“ ist einfach, wenn man weiß, wo es verwurzelt ist.
Lassen Sie uns das in Ordnung bringen.
Automatisierung wird ein großer Teil der digitalen Transformation in Personalvermittlungsunternehmen sein, und alle oben genannten Beispiele sind perfekte Tätigkeiten für Roboter.
Im Folgenden finden Sie allgemeine Regeln für die Automatisierung von Prozessen oder Kommunikation in Ihrer Personalvermittlungsagentur:
- Automatisieren Sie repetitive Prozesse: Dinge, wie etwa das Aktualisieren von Feldwerten, das Hinzufügen von Notizen oder das Senden von Nachrichten.
- Automatisieren Sie Dinge, die täglich vorkommen: Dinge wie das Anschreiben neuer Bewerber oder die Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch.
- Automatisieren Sie rund um entscheidende Termine: Dinge wie Informationsabfolgen vor dem Bewerbungsgespräch oder Informationen zum ersten Arbeitstag.
- Automatisieren Sie Warnmeldungen, wenn etwas schief läuft: Dinge wie der Erhalt einer negativen Zufriedenheitsbewertung von einem Kunden oder wenn ein Berater seit mehr als 60 Tagen nicht mehr kontaktiert wurde.
- Automatisieren Sie die Datenhygiene: Dinge wie das Auffinden alter Datensätze oder die Automatisierung des Datenaktualisierungsprozesses.
Wir sind zwar große Fans der Automatisierung, aber es gibt einige Fälle, in denen Sie vielleicht keine Roboter einsetzen sollten.
Wenn der Anwendungsfall eine menschliche Entscheidung erfordert
Wir sind zwar große Fans der Automatisierung in Bezug auf Schlüsseldaten und Entscheidungspunkte, aber einige Entscheidungen überlässt man letztendlich besser den Menschen; die Annahme oder Ablehnung von Kandidaten beispielsweise.
Wenn der Anwendungsfall eine menschliche Stimme erfordert
Während Google an einem Sprachassistenten zur Buchung von Terminen arbeitet, gibt es keinen Ersatz für den Kontakt von Mensch zu Mensch. Würden Sie sich wünschen, dass ein Roboter Ihren Kunden anruft, um ihm zum Geburtstag zu gratulieren?
Die Personalbeschaffung ist ein Beziehungsgeschäft, und diese Beziehungen sind auf menschlicher Ebene aufgebaut; Automatisierung kann diese Interaktionen verstärken und Ihnen die sich wiederholenden oder zeitkritischen Aufgaben abnehmen.