Denn HiPO fährt eine andere Strategie als Recruiter, die nach Auftragseingang auf die Suche nach passenden Fachpersonal gehen: Sie setzen den Fokus auf die Kandidatenakquise und den Aufbau langfristiger Kandidatenbeziehungen. Hierzu passte 2018 das Angebot von Herefish, einem Automatisierungstool, das Bullhorn im Jahre 2020 übernommen hat, perfekt: „Das User Interface ist einfach, der Support super. Wir konnten innerhalb von 6 Monaten die Software so aufbauen, dass sie einsatzbereit war“, erklärt Daniel Brazier.

Heute unterstützt Bullhorn Automation die Recruiter bei ihrer täglichen Arbeit, indem sie über 80 Workflows, Prozesse und Kommunikation über den gesamten Recruiting-Lifecycle hinweg automatisiert. „In unserem Geschäft arbeiten wir mit so vielen Daten und Menschen, dass aufeinander abgestimmte Prozesse unerlässlich sind. Meine Aufgabe als Geschäftsführer ist es, meinen Recruitern die Arbeit zu erleichtern – das tue ich, indem ich auf Automatisierung setze.“

In der schnelllebigen Welt der Personalbeschaffung stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen. Eine effiziente Kandidatensuche, ein reibungsloser Workflow und die Anpassung an den sich ständig verändernden Kandidatenmarkt sind nur einige davon. Brazier ist überzeugt, dass die Digitalisierung einige Personalberatungen überflüssig machen und das Profil des Recruiters verändern wird. „Der Recruiter der Zukunft ist ein guter Netzwerker“, ist er überzeugt. Klasse statt Masse also? Gute Kandidat:innen sind außerhalb der gängigen Netzwerke zu finden. Die beratende Tätigkeit des Recruiters sieht Brazier daher nicht in Gefahr, aber eben verändert durch Automatisierung in Form von KI, ChatGPT und Co. Sich flexibel und offen darauf einzustellen, sei überlebenswichtig für die Unternehmen.

Die HiPo Executive GmbH ist eine auf Ärztevermittlung spezialisierte Personalberatung mit derzeit 17 Mitarbeiter:innen. Als inhabergeführtes Unternehmen bringt  HiPo seit zwölf Jahren Ärzt:innen in neue Positionen. Inzwischen sind aus der HiPo erfolgreiche Schwestergesellschaften hervorgegangen, die allesamt unter einem Holding-Dach firmieren und Bullhorn nutzen:

• Inveniens GmbH – Vermittlung von Anwält:innen und Steuerberater:innen
• Tech Punk GmbH – Vermittlung von IT-Fachkräften mit Open-Source-Schwerpunkt
• ROCKSOLID Personalvermittlung GmbH – Vermittlung von Fachkräften in der Baubranche
• 47 MATCHMAKERS GmbH – Vermittlung von HR-Fachkräften
• DARKSIDE GmbH – Servicegesellschaft von Personalvermittlungen
• Recruitment Legends GmbH – Holding für alle Tochtergesellschaften

Die Kernkompetenz der HiPo Ärztevermittlung:

Ärztevermittlung im Festanstellungsbereich innerhalb von Deutschland im klassischen stationären und ambulanten Bereichen.

Sechs Monate lang hatte die Suche nach einer passenden Lösung für EIM gedauert – andere Systeme wurden verglichen und Vorteile sowie Nachteile abgewogen. Das Rennen machte am Ende Bullhorn, auch dank der Empfehlung durch Entero, die EIM bei der Implementierung unterstützt hatten. Aufgrund der internationalen Ausrichtung, enormen Flexibilität sowie der Reporting- und charmanten Standardisierungsmöglichkeiten sah auch die internationale Partnerschaft von EIM ihre Bedürfnisse durch Bullhorn erfüllt, gibt Julian Merkel Feedback –  ein großes Plus. „Mit den Demos hat es super geklappt, weil wir den Partner:innen konkret etwas zeigen und sie sich so ein Bild von der Arbeit mit Bullhorn machen konnten.“

Doch nicht nur Geschäftsführer:innen, sondern auch die Key-User des Systems müssen von Anfang an in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. „Schaut auch auf deren Bedürfnisse“, rät Julian Merkel. Sie sind am Ende diejenigen, die täglich mit dem System arbeiten. Vorab zu fragen und zu analysieren, was sie brauchen und was ihnen hilft, spart beim Umsetzungsprozess viel Zeit und Energie. Merkel betont: „Ein gutes Change Management ist enorm wichtig. Und es braucht genügend Raum und Ressourcen für Rückfragen, geschulte und kompetente Ansprechpartner auf allen Ebenen und mehrere Testphasen.“

„Wir haben mit Bullhorn genau das CRM-System gefunden, das die Basis für das weitere Wachstum von EIM bietet. Auch wenn wir uns nicht als klassischer Bullhorn-Kunde bezeichnen, weil weniger im Recruiting zuhause, konnten wir Puzzleteile aus dem Bullhorn for Salesforce-Tool herausgreifen und für unser Geschäftsmodell gut nutzen. „Seitdem können wir mit den gleichen Ressourcen um 75 % mehr Projekte abbilden“, freut sich  Julian Merkel. Denn die Digitalisierung von Prozessen mithilfe von Bullhorn spart den EIM Mitarbeitenden  enorm viel Zeit im Tagesgeschäft. So werden Projektangebote bspw. per Knopfdruck versendet. „Wir haben jetzt die Möglichkeit, die digitalen Prozesse weiter voranzubringen und näher und schneller mit den Talenten und Klient:innen zusammenzuarbeiten.“

Die KPIs von EIM – darunter Schnelligkeit und Wachstum – können mit den vereinheitlichten und flexibel anpassbaren Prozessen nun leichter umgesetzt und erreicht werden. Bullhorn ermöglicht es außerdem, die Workflows der internationalen Berater:innen einzusehen und laufende Termine sowie Projekte zu jeder Zeit von jedem Ort aus auf dem Schirm zu behalten. Die zahlreichen, kundenspezifischen Reportingmöglichkeiten zeigen schnell und einfach auf, an welchen Stellen dabei noch nachjustiert werden muss, um die Geschäftsziele zu erreichen.

Ein Zurücklehnen gibt es bei EIM aber noch lange nicht: „Wir haben noch viel vor und wir stecken mitten in der digitalen Transformation.“ Die Herausforderung liegt nun darin, die Teammitglieder mitzunehmen und davon zu überzeugen, den Digitalisierungsprozess mithilfe von Bullhorn mitzugehen.

Die Entscheider bei der Trenkwalder Group stellten einige regionale Unterschiede fest, die vor der Einführung des neuen Systems berücksichtigt werden mussten. Für alle 14 Länder, in denen die Gruppe aktiv ist, wurde eine gründliche Analyse durchgeführt. Obgleich 90 % der Rahmenbedingungen in allen Regionen gleich waren, gab es in einigen Ländern besondere Prozesse, Systeme oder Datenbanken, die beachtet werden mussten.

Um Bullhorn erfolgreich einzuführen, band Peter Teplický alle Stakeholder im Vorfeld mit ein: „Vor einer Kaufentscheidung müssen die richtigen Ansprechpartner einbezogen werden. Dabei muss man erst einmal herausfinden, wer die relevanten Akteure sind. Wir haben uns genau angeschaut, wer wie arbeitet, wer was braucht und vor allem, was wir mit dieser neuen Lösung überhaupt erreichen wollen. Wird eine neue Lösung einfach nur eingeführt, wird sie von den Anwendern nicht akzeptiert. Neue Technologien müssen mit allen Beteiligten abgestimmt werden und individuelle Bedürfnisse einbeziehen.“

In jedem Land kümmern sich Key User um den Einführungsprozess. Sie schulen die Mitarbeiter vor Ort, damit die Bullhorn-Lösung auch wirklich optimal genutzt wird. Die Key User tauschen sich regelmäßig über Verbesserungspotenziale und die neuesten Funktionen aus. Sie stellen auch sicher, dass die Software reibungslos läuft, prüfen die Datenqualität und erstellen regelmäßige Berichte.

Beim Gedanken an die Einführungsphase schmunzelt Peter Teplický: „Im Rückblick denke ich mir, dass ich mir manchmal echt zu viel Stress gemacht habe. Vor fünf Jahren war ich noch unter Hochdruck dabei, Bullhorn einzuführen. Und aktuell läuft alles perfekt. Ich hätte mehr Zuversicht in den Prozess selbst haben sollen. Insofern ist mein Rat, ruhig auch mal tief durchzuatmen und zehn Sekunden abzuwarten, bevor man den Mund aufmacht. Keine häufigen Kurswechsel, insbesondere wenn man mit mehreren Ländern arbeitet. Auf dem eingeschlagenen Weg bleiben, das Ziel klar vor Augen haben und dem Prozess vertrauen – das schont auf jeden Fall die Nerven und führt letztlich zu einem sehr guten Ergebnis.“

Stillstand ist keine Option für die Trenkwalder Group. „Wir legen großen Wert auf die Balance zwischen neuen und schon eingeführten Tools. Ich frage mich immer: Wenn ich das einführe, wird es uns weiterbringen? Werden wir schneller arbeiten, produktiver sein, mehr Kandidaten finden oder mehr Geld verdienen? Ist es ein ‚Nice to have‘ oder etwas, was uns wirklich dabei hilft, besser zu werden? Was wollen wir mit der Veränderung erreichen? Falls wir uns einen Mehrwert versprechen, dann legen wir los. Und in der Zwischenzeit verlassen wir uns darauf, dass Bullhorn seine Produkte ständig weiterentwickelt und neue Releases anbietet“, erklärt Peter Teplický.

Peter Teplický zufolge sollten auch unbedingt die gewünschten Ergebnisse berücksichtigt werden. Beispielsweise verändert sich aufgrund von Automatisierung auch die Rolle des Recruiters. Teplický geht davon aus, dass Automatisierung eine Schlüsselrolle in künftigen Entwicklungen zukommt: „Wenn ich irgendwann in der Zukunft einmal in Rente bin, werden viele Aufgaben vermutlich von KI und automatisierten Systemen übernommen. Das ist nicht als etwas Negatives zu sehen. Denn es erlaubt Recruitern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Ihre Rolle wird sich früher oder später auf jeden Fall verändern. Die Herausforderung wird künftig sein, die Kandidatenprofile zu validieren und zu überprüfen. Denn ohne korrekte Daten werden Recruiter keine passende Übereinstimmung finden. Das wird künftig die Top-Herausforderung sein.“

Teplický fasst die letzten Jahre zufrieden zusammen: „Die Welt verändert sich ständig und wir müssen uns mit ihr verändern. Im Laufe der letzten Jahre haben wir mit dem Bullhorn ein komplett neues System in 14 verschiedenen Ländern implementiert. Wir sind 2015 damit gestartet und waren somit für die Herausforderungen durch die Pandemie weltweit gut aufgestellt. Dank der Partnerschaft mit Bullhorn sowie einem breit angelegten Stakeholder-Management und unserem Implementierungsteam wurde daraus eine Erfolgsgeschichte.“